Tugas Pokok dan Fungsi Humas Era Digital

Komunikasi Praktis

Tugas Pokok dan Fungsi Humas Era Digital atau Tupoksi Public Relations (PR) di era digital masih berurusan dengan pengumpulan informasi, dokumentasi, publikasi, dan protokoler. Namun, praktisi humas juga harus memiliki keterampilan digital (digital skills).

 
Tugas Pokok dan Fungsi Humas

Apa saja tugas pokok Hubungan Masyarakat (Tupiksi Humas) atau Public Relations (PR) di era digital. Berikut ini uraiannya.

Saat ini praktisi humas atau PR dituntut memiliki keahlian tambahan berupa skill digital, yakni kemampuan  menggunakan atau memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi terkini (digital tools), mulai dari website, aplikasi, dan media sosial.

Organisasi atau lembaga sekecil apa pun saat ini perlu humas. Bahkan individu pun, jika tidak berkemampuan jadi humas diri sendiri, memerlukan humas atau minimal juru bicara dan/atau admin media sosialnya. Pasalnya, saat ini setiap lembaga dan individu memiliki audiens, yakni pengguna internet.

Pengertian Humas

Sebelumnya, kita segarkan dulu pemahaman tentang pengertian humas. Berdasarkan Webster’s New World Dictionary, Humas adalah sebuah hubungan yang dibangun dengan tujuan untuk menghubungkan masyarakat dengan organisasi agar saling berkaitan dan menciptakan sebuah opini masyarakat atau membentuk suatu citra organisasi.

Menurut International Public Relations Association (IPRA), Humas atau Public Relations adalah sebuah fungsi manajemen yang sudah memiliki perencanaan yang matang serta berkelanjutan di dalam suatu organisasi induk atau lembaga swasta dengan tujuan untuk mendapatkan pengertian, simpati, dan dukungan dari berbagai macam pihak terkait. (Gramedia)

Bagian Hubungan Masyarakat (Humas) mempunyai tugas melaksanakan analisis dan penyiapan rancangan kebijakan dalam bidang hubungan masyarakat.

Secara umum, fungsi humas antara lain:

  1. Pelaksanaan analisis dan penyiapan rancangan kebijakan pengelolaan informasi.
  2. Pelaksanaan analisis dan penyiapan rancangan kebijakan penyelenggaraan dan pengelolaan dokumentasi.
  3. Pelaksanaan analisis dan penyiapan rancangan kebijakan penyelenggaraan publikasi.
  4. Penyelenggaraan kegiatan keprotokolan daerah.
  5. Penyelenggaraan tata usaha Bagian Hubungan Masyarakat.

Tugas Pokok dan Fungsi Humas

Berikut ini tugas pokok dan fungsi (tupoksi) humas mengacu pada rujukan lama.

A. Pengumpulan Informasi dan Dokumentasi

Tugas Pokok Humas: 

Melaksanakan inventarisasi dan mengolah data, menyiapkan bahan penyusunan rancangan kebijakan pengumpulan dan penyajian informasi, dokumentasi kegiatan pemerintah daerah, serta melaksanakan tata usaha Bagian Humas.

Uraian Tugas Humas

  1. Menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lain yang berhubungan dengan informasi dan dokumentasi
  2. Menyusun rencana kerja, anggaran dan jadwal kegiatan Bagian Pengumpulan Informasi dan Dokumentasi
  3. Mengumpulkan, menganalisa, menyajikan data dan informasi yang berhubungan dengan informasi dan dokumentasi.
  4. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan informasi dan dokumentasi dan menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah.
  5. Mengumpulkan, menganalisa informasi/ opini masyarakat dan lembaga dan menyampaikan kepada pimpinan sebagai bahan kebijakan.
  6. Menerima keluhan masyarakat dan meneruskannya kepada pimpinan lembaga/ instansi terkait serta menyusun dan memberikan tanggapan terhadap keluhan masyarakat.
  7. Mengelola dan menganalisa kotak saran internal dan eksternal. Di era digital, humas menjadi admin web dan akun media sosial untuk posting serta merespons DM (Direct Message).
  8. Mendokumentasikan audio visual kegiatan pimpinan dan posting ke web/medsos jika diperlukan.
  9. Menyelenggarakan dan mengelola komunikasi internal di lingkungan organisasi dan karyawan
  10. Membina dan mengkoordinasikan kegiatan kehumasan
  11. Menyusun, menganalisa klipping pemberitaan sebagai bahan pengambilan kebijakan pimpinan.
  12. Mempersiapkan bahan-bahan pameran.
  13. Mendistribusikan penerbitan internal.
  14. Mengelola administrasi sambutan.
  15. Mengarsip bahan sambutan dan klipping berita.
  16. Mengelola administrasi publikasi televise dan kaset rekaman.
  17. Mengelola data dinding Bagian Humas.
  18. Melaksanakan tata usaha Bagian Humas.
  19. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Pengumpulan Informasi dan Dokumentasi.

B. Publikasi

Tugas Pokok Humas:

Melaksanakan inventarisasi dan mengolah data, menyiapkan bahan penyusunan rancangan kebijakan penyelenggaraan publikasi.

Uraian Tugas Humas

  1. Menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lain yang berhubungan dengan publikasi.
  2. Menyusun rencana kerja, anggaran, dan jadwal kegiatan Sub Bagian Publikasi.
  3. Mengumpulkan, menganalisa, menyajikan data dan informasi yang berhubungan dengan publikasi
  4. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan publikasi dan menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah.
  5. Menyiapkan dan mengedit naskah-naskah publikasi
  6. Menyelenggarakan penyiaran informasi/ promosi kebijakan, pelaksanaan dan hasil kegiatan pembangunan melalui berbagai macam media massa.
  7. Mendampingi dan meliput kegiatan pimpinan.
  8. Mendistribusikan produk-produk untuk publikasi.
  9. Mengevaluasi program publikasi.
  10. Mengklipping dan mengevaluasi berita.
  11. Mengkoordinasikan pembinaan hubungan dengan media rakyat, kelembagaan masyarakat, dan kelembagaan di lingkungan sekitar.
  12. Mengkoordinasikan dan menyelenggarakan pelayanan pers
  13. Mengkoordinasikan, merencanakan, menyusun dan membuat penerbitan internal dan eksternal.
  14. Merencanakan, menyusun dan membuat materi audio visual, CD interaktif dan internet.
  15. Merencanakan, menyusun dan membuat materi alat bantu presentasi pimpinan.
  16. Merencanakan dan membuat materi publikasi luar ruang dan dalam ruang.
  17. Merencanakan dan menyelenggarakan materi pimpinan
  18. Menyusun sambutan/ ceramah pimpinan.
  19. Melaksanakan pelayanan pers dan jumpa pers.
  20. Mengkoordinasikan, menyusun hak jawab serta tanggapan masyarakat di media massa.
  21. Mengelola website dan email perusahaan
  22. Mengkoordinasikan dan menyusun kebijakan di bidang publikasi.
  23. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Publikasi.

C. Bagian Protokol

Tugas Pokok Humas

Melaksanakan kegiatan keprotokolan daerah.

Uraian Tugas Humas

  1. Menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lain yang berhubungan dengan keprotokolan.
  2. Menyusun rencana kerja, anggaran dan jadwal kegiatan Sub Bagian Protokol.
  3. Mengumpulkan, menganalisa, menyajikan data dan informasi yang berhubungan dengan keprotokolan.
  4. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan keprotokolan dan menyiapkan petunjuk pemecahan masalah.
  5. Bersama-sama dengan Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan Bagian Umum, menyusun dan mengatur jadwal acara-acara pimpinan
  6. Melaksanakan koordinasi penerimaan kunjungan kerja dari pemerintah dan menyiapkan bahan rancangan, penyusunan jawaban kuesioner kunjungan kerja tersebut.
  7. Mempersiapkan dan menyelenggarakan administrasi pelayanan tamu.
  8. Menyiapkan dan mengatur VIP Room di bandara, pengawalan dan pengamanan acara perjalanan tamu.
  9. Menyiapkan cindera mata/ tanda kenang-kenangan yang diperlukan.
  10. Mengatur dan mengurus hubungan antar korps diplomatik dan konsuler dengan Bupati/ Wakil Bupati.
  11. Menyelenggarakan pengaturan dan persiapan akomodasi dan transportasi/ tiket tamu.
  12. Melaksanakan koordinasi dengan instansi/ pihak lain yang terkait dalam penyelenggaraan kegiatan protokoler/ upacara resmi yang dihadiri pejabat terkait.
  13. Mengatur tata ruang, tata tempat dan tata urutan penyelenggaraan upacara.
  14. Mempersiapkan naskah-naskah penyelenggaraan upacara pelantikan/ pengukuhan serta serah terima jabatan/ pelantikan pejabat.
  15. Mempersiapkan dan mengatur pelaksanaan upacara baik tingkat daerah maupun nasional.
  16. Menyelenggarakan informasi internal
  17. Mendampingi kegiatan pimpinan.
  18. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Protokol.

Demikian uraian Tugas Pokok dan Fungsi Humas yang diolah dari berbagai sumber untuk kepentingan praktis para praktisi humas (public relations officer).

Tugas Pokok dan Fungsi Humas Era Digital

Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi) Humas Digital meliputi berbagai aktivitas untuk membangun, mengelola, dan memperkuat reputasi serta komunikasi organisasi atau perusahaan secara online. Berikut ini beberapa Tupoksi utama Humas Digital:

1. Mengelola Reputasi Online

Humas digital bertanggung jawab untuk menjaga citra positif perusahaan di dunia maya, baik melalui media sosial, website, maupun platform lainnya. Mereka juga mengatasi isu negatif yang muncul secara online.

2. Mengembangkan dan Mengimplementasikan Strategi Komunikasi Digital

Membuat strategi komunikasi yang sesuai dengan visi dan misi perusahaan serta mampu menjangkau target audiens. Ini termasuk memilih kanal digital yang tepat, seperti media sosial, website, atau aplikasi.

3. Menyusun Konten Kreatif dan Informatif

Membuat konten yang relevan, menarik, dan sesuai dengan branding perusahaan, seperti artikel, infografis, foto, dan video. Konten ini harus bisa menarik minat audiens sekaligus meningkatkan engagement dan citra perusahaan.

4. Memantau Media Sosial dan Menjalin Interaksi dengan Publik

Mengawasi interaksi yang terjadi di media sosial dan memastikan tanggapan cepat dan responsif terhadap komentar atau pesan dari pelanggan. Ini penting untuk menjaga hubungan baik dengan audiens dan mengelola krisis komunikasi.

5. Mengelola Hubungan dengan Media Digital dan Influencer

Bekerja sama dengan media online, blogger, dan influencer untuk memperluas jangkauan informasi perusahaan. Kolaborasi ini dapat meningkatkan visibilitas serta kredibilitas merek atau perusahaan di dunia digital.

6. Mengukur dan Menganalisis Efektivitas Kampanye Digital

Melakukan analisis atas semua aktivitas digital yang dilakukan, seperti engagement rate, reach, impressions, dan konversi dari kampanye. Hasil analisis ini penting untuk mengevaluasi efektivitas strategi yang diterapkan dan membuat perbaikan.

7. Krisis Komunikasi Digital

Humas digital juga berperan dalam mengelola krisis di platform digital, mulai dari menangani komentar negatif hingga mengelola rumor yang bisa merusak citra perusahaan.

8. Mengelola SEO dan SEM

Agar konten perusahaan mudah ditemukan di mesin pencari, humas digital mengoptimalkan Search Engine Optimization (SEO) dan Search Engine Marketing (SEM), sehingga meningkatkan keterlihatan perusahaan di halaman pencarian.

9. Melakukan Pelatihan dan Edukasi Publik Internal

Mengedukasi karyawan dan tim internal terkait pentingnya menjaga reputasi digital dan strategi komunikasi yang baik di dunia maya.

Dengan tugas-tugas ini, humas digital menjadi kunci dalam memperkuat citra perusahaan di dunia online dan memastikan keterlibatan audiens yang lebih luas serta respons yang lebih cepat terhadap perubahan atau isu. Demikian Tugas Pokok dan Fungsi Humas Era Digital.

Buku Wajib Humas Modern: Humas Online, Panduan Praktis Cyber PR

Buku Wajib Humas Modern: Humas Online, Panduan Praktis Cyber PR

Discover more from Komunikasi Praktis

Subscribe now to keep reading and get access to the full archive.

Continue reading