Pengertian Humas Serta Tugas Pokok dan Fungsi PR

Humas adalah singkatan dari Hubungan Masyarakat. Dalam bahasa Inggris, humas disebut Public Relations atau biasa disingkat PR.

Berikut ini uraian tentang pengertian humas serta tugas pokok dan fungsi (tupoksi) humas.

Pengertian Humas

Pengertian humas secara umum adalah bagian, divisi, atau seksi dari sebuah lembaga atau organisasi yang berfungsi menjalin komunikasi dan kerja sama dengan publik dan pihak-pihak yang terkait dengan lembaga tersebut.

Grunig dan Hunt (1984) dalam Managing Public Relations sebagaimana dikutip Wikipedia mengartikan humas sebagai “praktik mengelola penyebaran informasi antara individu atau organisasi dan masyarakat”.

Humas diperlukan di semua lembaga, organisasi, instansi, perusahaan, bahkan kepanitiaan sebuah acara. Individu seperti selebritas atau politisi pun memerlukan humas membangun reputasi, citra, dan menjalin komunikasi yang baik dengan publik.

Pengertian “klasik” humas adalah divisi khusus sebuah lembaga yang menangani bidang informasi, publikasi, dan dokumentasi. Dulu, bagian humas bahkan identik dengan “tukang fotokopi dan kliping” untuk penyebaran dn dokumentasi berita surat kabar.

Humas adalah seni menciptakan pengertian publik yang lebih baik sehingga dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap suatu individu atau organisasi.

Secara bahasa, menurut Webster’s New Wold Dictionary, public relations adalah hubungan yang dibentuk untuk masyarakat dengan organisasi yang terkait dengan penciptaan opini masyarakat atau pembentukan suatu citra diri organisasi.

Menurut International Public Relations Association (IPRA), humas adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini publik di antara mereka.

Public Relation World Conference mendefinisikan humas sebagai penggabungan dari ilmu pengetahuan dan kesenian untuk memprediksi dan memperkirakan konskwensi yang akan didapatkan oleh perusahaan serta memberikan saran terbaik bagi perusahaan.

Pengertian Humas Menurut Para Ahli

Para ahli, akademisi, dan praktisi merumuskan pengertian humas secara berbeda, namun intinya sama, yaitu membangun komunikasi atau hubungan dengan publik guna membangun citra positif dan kepercaaan (trust).

Berikut ini pengertian humas menurut para ahli.

1. Frank Jefkins: Humas adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik itu kedalam maupun kelua, antara satu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian.

2. W. Emerson Reck: Humas adalah kelanjutan penetapan kebijakan dari sebuah institusi agar mendapatkan kepercayaan dari masyarakat.

3. Edward L.Berney: Humas adalah membujuk publik untuk memiliki pengertian yang mendukung serta memiliki niat baik.

4. Scott M. Cutlip & Allen H. Center: Humas adalah menejemen publik dalam menilai suatu sikap, menilai suatu kebijakan serta tata cara suatu organisasi untuk kepentingan publik.

5. J.C. Seidel: Humas adalah proses berkesinambungan dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh goodwill dan pengertian dari pelanggan, pegawai dan public yang lebih luas. Kedalam mengadakan analisis dan perbaikan diri sendiri, sedangkan keluar memberikan pernyataan-pernyataan.

6. Oemi Abdurrachman: Humas adalah falsafah manajemen yang didalam tiap keputusan dan tindakannya mendahulukan kepentingan orang lain.

7. Anthony Davis: Humas adalah manajemen komunikasi antara suatu organisasi dengan publiknya.

8. Rex Harlow: Humas adalah fungsi manajemen yang khas dan mendukung pembinaan, pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya, menyangkut aktivitas komunikasi, pengertian dan kerja sama.

9. H.A.W. Widjaja: Humas adalah profesi yang mengurusi hubungan antara sesuatu unit dan publiknya yang menentukan hidup unit itu.

10. M. Linggar Anggoro: Humas merupakan bidang atau fungsi tertentu yang diperlukan oleh setiap organsasi, baik itu organisasi yang bersifat komersial (perusahaan) maupun organisasi yang nonkomersial.

11. Maria Assumpta Rumanti: Humas adalah kegiatan atau aktivitas yang proses kegiatannya melalui empat tahap, yaitu penelitian yang didahului penemuan, analisis, pengolahan data dan sebagainya; perencanaan yang direncanakan; pelaksanaan yang tepat; evaluasi, penilaian setiap tahap dan evaluasi keseluruhan.

12. Onong Uchjana Effendy: Humas adalah komunikasi dua arah antara organisasi dengan publik secara timbal balik dalam rangka mendukung fungsi dan tujuan manajemen dengan meningkatkan pembinaan kerja sama dan pemenuhan kepentingan bersama.

13. Howard Bohham: Humas adalah suatu seni untuk menciptakan pengertian publik yang lebih baik untuk meningkatkan kepercayaan publik atau pemberdayaan lebih tinggi terhadap sebuah lembaga atau organisasi.

14. Cultip, Center, & Broom: humas adalah fungsi manajemen yang bertujuan membangun dan mempertahankan hubungan baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang bisa memberikan dampak positif terhadap keberhasilan atau kegagalan sebuah organisasi.

15. J.E. Guring dan T. Hunt mendefinisikan public relations (humas) sebagai manajemen komunikasi antara organisasi dan publik-publiknya.

Dari berbagi definisi PR menurut para ahli jika disimpulkan pada intinya mengandung beberapa kosakata kunci antara lain:

Manajemen komunikasi (Communication management)
Hubungan mutualistik (Mutualistic Relation)
Organisasi dan publik (Organization and Public).

Dalam praktiknya kerap kali istilah hubungan masyarakat (public relations) saling dipertukarkan dengan istilah komunikasi perusahaan (corporate communication).

Sejumlah pengertian humas di atas juga menggambarkan tugas pokok dan fungsinya sebagaimana uraian berikut ini.

Tugas Pokok dan Fungsi Humas

Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi) Humas paling umum adalah penyusunan dan penyebarluasan informasi, dokumentasi, publikasi, dan protokoler.

Tupoksi Humas secara teknis sama dengan tugas wartawan dan Event Organizer (EO). Demikian pula keterampilan (skills) yang harus dimilikinya.

Aktivitas humas seperti publikasi dan hubungan media diarahkan pada peningkatan dukungan, bantuan, dan partisipasi publik dalam bentuk sarana, prasarana, tenaga, dan dana, untuk memudahkan pencapaian tujuan organisasi.

Humas hendaknya melibatkan publik dalam penyelesaian berbagai masalah yang dihadapi oleh organisasi.

Humas juga membuat dan mengembangkan pencitraan yang baik untuk organisasi dan kepada para pimpinan atau stakeholder dengan sasaran terjalinnya hubungan yang baik antara publik internal dengan publik eksternal.

Menurut pakar humas, Frank Jefkins, tugas pokok dan fungsi humas terkait dengan manajemen krisis, penerbitan, pencitraan, dan masalah keuangan.

Semua organisasi pasti pernah mengalami masa krisis sehingga dibutuhkan adanya persiapan dalam mengatasinya. Divisi humas akan bermanfaat sebagai tim manajemen krisis dalam organisasi yang berhubungan dengan masyarakat.

Humas juga bertugas menciptakan identitas perusahaan. Tugas ini sangat penting karena menyangkut semua aspek organisasi secara keseluruhan dan merupakan bagian paling penting dari semua jenis komunikasi dalam organisasi.

Beberapa organisasi membutuhkan humas yang berhubungan dengan pemerintah, parlemen, dan birokrat di instansi pemerintah.

Organisasi juga membutuhkan konsultan humas yang khusus beraktivitas pada bidang keuangan dan operasional bisnis sebuah perusahaan. Aktivitas tersebut dilakukan untuk mendukung rencana perusahaan klien agar turut serta di bursa saham atau memberikan dukungan saat membuat laporan keuangan tahunan.

Menurut Edward L. Bernays, fungsi humas dalam sebuah organisasi adalah:

Memberikan pemahaman kepada publik
Melakukan persuasi kepada masyarakat dengan tujuan untuk mengubah sikap dan tingkah laku
Berupaya untuk menyatukan sikap dan perilaku publik agar sesuai dengan sikap dan perbuatan sebuah lembaga, atau sebaliknya.

Program-program kehumasan memiliki tipe aktivitas yang beragam, di antaranya adalah

Event Management
Publicity
Public Information
Community relations
Goverment Relations
Lobbbying.

Humas dan pemasaran (marketing) memiliki alur kerja yang berbeda, tetapi keduanya bertemu di satu fungsi yang sama (converging Functions).

Menurut J.E. Gruning, public relations dan iklan (advertising) juga sering kali sulit dibedakan. Paul Baines, John Egan, dan Frank Jefkins membedakan keduanya dalam 3 hal, yakni orang-orang yang dituju, media, dan tujuan komunikasinya.

Rincian Tugas Pokok Humas

Berikut ini rincian tupoksi humas.

1. Menciptakan Kesan (Image)

Humas bertugas membangun dan mempertahankan citra atau kesan yang baik.

2. Pengetahuan dan Pengertian

Humas sangat berperan dalam memberikan informasi kepada publik internal dan publik eksternal dengan menyediakan informasi yang akurat dan dalam format yang mudah dipahami.

3. Menciptakan Ketertarikan (interest)

Humas juga harus mampu menciptakan ketertarikan publik terhadap situasi tertentu yang berdampak besar pada organisasi.

4. Penerimaan

Humas bertanggungjawab dalam memberikan penjelasan kepada publik atas situasi atau kejadian sehingga sikap menentang, ketidakpedulian yang ada di sekitarnya dapat berubah menjadi pengertian dan penerimaan.

5. Simpati

Humas harus bisa menyampaikan informasi secara jelas kepada publik untuk meraih simpati.

6. Expert Pereciber Communication

Humas idealnya juga dianggap sebagai ahli (expert) yang kerap memberikan masukkan untuk lembaga. Ini berkaitan dengan pengertian humas yang berperan sebagai jembatan informasi antara lembaga dan klien.

7. Facilitator

Humas berperan sebagai fasilitator dan selalu ada saat masa kritis perusahaan muncul. Bahkan, divisi humas akan menjadi leader dalam permasalahan yang dihadapi perusahaan di lingkungan dan masyarakat.

8. Communication Facilitator

Humas akan menjadi fasilitator atau jembatan komunikasi antara konsumen, masyarakat dan perusahaan. Tak heran mereka juga menjadi penengah sekaligus.

9. Technician Communication

Petugas humas adalah pelaksana teknis komunikasi yang bertugas sebagai penyedia layanan.

Kegiatan Humas

Kegiatan kehumasan yang paling umum adalah membuat press release (rilis), menggelar konferensi pers, kunjungan ke media (media visit), dan di era internet saat ini menjalankan humas online atau cyber PR melalui website dan media sosial.

Berikut ini contoh-contoh kegiatan humas dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya.

1. Customer Relations

Humas menciptakan hubungan baik dengan pihak di luar perusahaan, misalnya dengan konsumen atau klien.

2. Employee Relations

Humas juga bertugas membangun komunikasi antara pimpinan dan bawahan dalam sebuah konsep komunikasi organisasi.

3. Community Relations

Hubungan dengan komunitas bertujuan menciptakan hubungan baik antara lemaga dengan pihak terkait, misalnya partner dan juga komunitas tertentu.

4. Government Relations

Humas menciptakan hubungan baik dengan pemerintah.

5. Media Relations

Media sangat berperan dalam membangun citra dan penyebarluasan informasi. Humas wajib menjalin hubungan baik dengan media atau wartawan.

Rincian Tugas dan Kegiatan Humas

1. Informasi dan Dokumentasi

Uraian Tugas:

1. Menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis, pedoman, dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lain yang berhubungan dengan informasi dan dokumentasi.

2. Menyusun rencana kerja, anggaran dan jadwal kegiatan Bagian Pengumpulan Informasi dan Dokumentasi

3. Mengumpulkan, menganalisa, menyajikan data dan informasi yang berhubungan dengan informasi dan dokumentasi.

4. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan informasi dan dokumentasi dan menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah.

5. Mengumpulkan, menganalisa informasi/ opini masyarakat dan lembaga dan menyampaikan kepada pimpinan sebagai bahan kebijakan.

6. Menerima keluhan masyarakat dan meneruskannya kepada pimpinan lembaga/ instansi terkait serta menyusun dan memberikan tanggapan terhadap keluhan masyarakat.

7. Mengelola dan menganalisa kotak saran internal dan eksternal.

8. Mendokumentasikan audio visual kegiatan pimpinan

9. Menyelenggarakan dan mengelola komunikasi internal di lingkungan organisasi dan karyawan

10. Membina dan mengkoordinasikan kegiatan kehumasan

11. Menyusun, menganalisa klipping pemberitaan sebagai bahan pengambilan kebijakan pimpinan.

12. Mempersiapkan bahan-bahan pameran.

13. Mendistribusikan penerbitan internal.

14. Mengelola administrasi sambutan.

15. Mengarsip bahan sambutan dan klipping berita.

16. Mengelola administrasi publikasi televise dan kaset rekaman.

17. Mengelola data dinding Bagian Humas.

18. Melaksanakan tata usaha Bagian Humas.

19. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Pengumpulan Informasi dan Dokumentasi.

2. Publikasi

Uraian Tugas:
1. Menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lain yang berhubungan dengan publikasi. 2. Menyusun rencana kerja, anggaran, dan jadwal kegiatan Sub Bagian Publikasi.
3. Mengumpulkan, menganalisis, menyajikan data dan informasi yang berhubungan dengan publikasi
4. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan publikasi dan menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah.
5. Menyiapkan dan mengedit naskah-naskah publikasi
6. Menyelenggarakan penyiaran informasi/ promosi kebijakan, pelaksanaan dan hasil kegiatan pembangunan melalui berbagai macam media massa.
7. Mendampingi dan meliput kegiatan pimpinan.
8. Mendistribusikan produk-produk untuk publikasi.
9. Mengevaluasi program publikasi.
10. Mengklipping dan mengevaluasi berita.
11. Mengkoordinasikan pembinaan hubungan dengan media rakyat, kelembagaan masyarakat, dan kelembagaan di lingkungan sekitar.
12. Mengkoordinasikan dan menyelenggarakan pelayanan pers
13. Mengkoordinasikan, merencanakan, menyusun dan membuat penerbitan internal dan eksternal.
14. Merencanakan, menyusun dan membuat materi audio visual, CD interaktif dan internet.
15. Merencanakan, menyusun dan membuat materi alat bantu presentasi pimpinan.
16. Merencanakan dan membuat materi publikasi luar ruang dan dalam ruang.
17. Merencanakan dan menyelenggarakan materi pimpinan.
18. Menyusun sambutan/ ceramah pimpinan.
19. Melaksanakan pelayanan pers dan jumpa pers.
20. Mengkoordinasikan, menyusun hak jawab serta tanggapan masyarakat di media massa.
21. Mengelola website dan email perusahaan
22. Mengkoordinasikan dan menyusun kebijakan di bidang publikasi.
23. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Publikasi.

2. Protokoler

Uraian Tugas Humas
1. Menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lain yang berhubungan dengan keprotokolan.
2. Menyusun rencana kerja, anggaran dan jadwal kegiatan Sub Bagian Protokol.
3. Mengumpulkan, menganalisa, menyajikan data dan informasi yang berhubungan dengan keprotokolan.
4. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan keprotokolan dan menyiapkan petunjuk pemecahan masalah.
5. Bersama-sama dengan Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan Bagian Umum, menyusun dan mengatur jadwal acara-acara pimpinan
6. Melaksanakan koordinasi penerimaan kunjungan kerja dari pemerintah dan menyiapkan bahan rancangan, penyusunan jawaban kuesioner kunjungan kerja tersebut.
7. Mempersiapkan dan menyelenggarakan administrasi pelayanan tamu.
8. Menyiapkan dan mengatur VIP Room di bandara, pengawalan dan pengamanan acara perjalanan tamu.
9. Menyiapkan cindera mata/ tanda kenang-kenangan yang diperlukan.
10. Mengatur dan mengurus hubungan antar korps diplomatik dan konsuler dengan Bupati/ Wakil Bupati.
11. Menyelenggarakan pengaturan dan persiapan akomodasi dan transportasi/ tiket tamu.
12. Melaksanakan koordinasi dengan instansi/ pihak lain yang terkait dalam penyelenggaraan kegiatan protokoler/ upacara resmi yang dihadiri pejabat terkait.
13. Mengatur tata ruang, tata tempat dan tata urutan penyelenggaraan upacara.
14. Mempersiapkan naskah-naskah penyelenggaraan upacara pelantikan/ pengukuhan serta serah terima jabatan/ pelantikan pejabat.
15. Mempersiapkan dan mengatur pelaksanaan upacara baik tingkat daerah maupun nasional.
16. Menyelenggarakan informasi internal
17. Mendampingi kegiatan pimpinan.
18. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Protokol.