Saat membeli sebuah produk elektronik, seperti handphone, kita biasanya mendapatkan juga buku panduan penggunaannya yang disebut buku manual (manual book). Buku panduan ini ditulis oleh penulis teknis (technical writer) atau orang yang melakukan penulisan teknis (technical writing).
Para penulis teknis ini memiliki skill atau keterampilan menerjemahkan jargon teknis ke dalam bahasa yang dapat dipahami audiens yang beragam atau pengguna produk.
Penulisan teknis adalah gaya komunikasi khusus. Ia berfokus pada penyampaian informasi kompleks secara jelas dan akurat kepada audiens tertentu. Tujuannya adalah untuk membantu pembaca memahami produk, sistem, atau konsep teknis, dan melakukan tugas atau membuat keputusan yang tepat.
Pengertian Penulisan Teknis
Per definisi, penulisan teknis adalah komunikasi tulisan untuk menyampaikan informasi tentang subjek teknis atau khusus secara jelas, ringkas, akurat, dan mudah dipahami. Tujuannya adalah membimbing pembaca untuk mencapai tujuan tertentu, seperti menggunakan suatu produk atau memahami suatu konsep. Contoh penulisan teknis meliputi manual pengguna, laporan penelitian, proposal, dan panduan instruksional.
Penulisan teknis melibatkan penggunaan kata, kalimat, atau bahasa yang jelas dan ringkas, serta menghindari jargon yang hanya dipahami kalangan tertentu. Penulis teknis menerjemahkan informasi kompleks menjadi konten yang mudah dipahami oleh berbagai audiens, mulai dari pengguna akhir hingga spesialis teknis.
Ciri-ciri Penulisan Teknis
- Jelas:Menggunakan bahasa yang sederhana, mudah dipahami, dan menghindari ambiguitas.
- Ringkas:
- Kekompakan:Menyampaikan informasi secara ringkas dan efisien.
- Akurasi:Memastikan informasi yang disampaikan benar dan sesuai dengan fakta.
- Fokus pada tujuan:Berorientasi pada kebutuhan pembaca dan tujuan yang ingin dicapai.
- Penggunaan elemen visual:Memanfaatkan gambar, diagram, dan elemen visual lainnya untuk membantu pemahaman.
- Standarisasi:Mengikuti pedoman dan format yang konsisten untuk memastikan keseragaman dan kemudahan penggunaan.
- Impersonal dan Objektif: Cenderung menggunakan kalimat pasif dan menghindari gaya pribadi penulis, fokus pada subjek atau proses, bukan pada penulisnya.
Dasar-Dasar Penulisan Teknis
Berikut adalah beberapa elemen penting yang perlu dipertimbangkan agar penulisan teknis efektif.
1. Akurasi Tata Bahasa
Seorang penulis teknis harus mencapai akurasi tata bahasa tanpa gagal. Memperhatikan penggunaan kala dan kesesuaian subjek-verba yang tepat penting untuk menghindari miskomunikasi.
2. Kapitalisasi dan Tanda Baca
Penggunaan kapitalisasi dan tanda baca yang tepat sama pentingnya untuk menyampaikan pesan secara akurat.
3. Koherensi
Koherensi merupakan aspek penting lainnya karena memastikan urutan ide yang logis. Hal ini akan memudahkan pembaca untuk menafsirkan maknanya dengan tepat.
4. Paragraf
Ini adalah elemen lain yang perlu diperhatikan. Setiap paragraf hanya boleh berisi satu ide, dan inti dari ide ini harus disajikan dalam satu kalimat yang disebut “kalimat topik”. Semua kalimat lain dalam paragraf harus menjelaskan ide utama yang digambarkan dalam kalimat topik. Paragraf yang panjang sebaiknya dihindari.
5. Kosakata
Penulis harus memilih kosakata dengan tepat. Hal ini pada dasarnya bergantung pada siapa pembacanya (sangat teknis, semi-teknis, atau non-teknis). Berdasarkan audiens, penulis harus memutuskan seberapa banyak terminologi teknis yang harus ia sertakan dalam tulisannya.
6. Kejelasan Tujuan
Memahami alasan Anda menulis akan menghasilkan kejelasan tujuan. Selanjutnya, hal ini akan membantu dalam memilih tidak hanya isi dan bahasa tetapi juga cara komunikasinya. Misalnya, jika tujuannya adalah untuk mengajukan pertanyaan atau mengajukan cuti, seseorang akan menulis surat resmi.
Jika tujuannya adalah untuk menginformasikan tentang perubahan kebijakan, menulis pemberitahuan akan menjadi pilihan yang tepat. Demikian pula, untuk meminta izin untuk kegiatan penelitian, seseorang harus menulis proposal teknis. Namun, seseorang harus menyusun buku petunjuk untuk menjelaskan langkah-langkah yang terlibat dalam suatu prosedur.
7. Struktur Kalimat
Struktur kalimat harus sederhana dan pendek, berisi kata-kata yang familiar dan tepat. Selain itu, penulis harus menghindari kalimat bertele-tele dan pengulangan kata, pikiran, dan gagasan. Jika tidak, isinya akan membingungkan dan sulit dipahami pada awalnya.
8. Kalimat Aktif dan Bahasa Impersonal
Kita harus lebih sering menggunakan kalimat aktif dan menghindari penggunaan kata ganti orang. Kalimat aktif bersifat langsung dan tidak menyesatkan pembaca. Demikian pula, penggunaan bahasa impersonal memberikan kesan objektivitas dalam penyajian gagasan.
Secara keseluruhan, AKURASI, SINGKAT, dan KEJELASAN dapat berkontribusi untuk membuat tulisan Anda lebih efektif. Dasar-dasar Penulisan Teknis ini membantu berkomunikasi secara sederhana dan jelas. Tidak hanya itu, tetapi juga membuat deskripsi Anda lebih konkret dan meyakinkan.
Tujuan Penulisan Teknis
- Mendidik dan Menginformasikan: Membantu pengguna akhir memahami produk, layanan, atau konsep.
- Memberi Petunjuk: Memberikan instruksi langkah demi langkah untuk melakukan suatu tugas atau menggunakan suatu alat.
- Memecahkan Masalah: Mengurangi kebutuhan akan dukungan pelanggan dengan menjawab pertanyaan sebelum muncul.
- Mempengaruhi (dalam konteks tertentu): Dapat digunakan dalam proposal atau white paper untuk membujuk pembaca agar mencapai tujuan tertentu.
Contoh Penerapan Penulisan Teknis
- Manual pengguna: Memberikan instruksi langkah demi langkah untuk menggunakan produk atau perangkat lunak.
- Dokumentasi teknis: Menjelaskan arsitektur, fungsionalitas, dan cara kerja suatu sistem.
- Proposal proyek: Menyampaikan rencana dan rincian proyek teknis kepada berbagai pihak terkait.
- Laporan penelitian: Menyajikan hasil penelitian dan temuan ilmiah dengan bahasa yang mudah dipahami.
- Deskripsi atau Spesifikasi produk: Menjelaskan detail teknis suatu produk untuk keperluan produksi atau pembelian.
- Proposal bisnis: menguraikan solusi meyakinkan yang harus diterima oleh investor.
- Laporan resmi: menampilkan laporan yang meyakinkan dan terperinci tentang suatu masalah yang berkaitan dengan topik tertentu, beserta solusinya.
- Siaran pers: berisi pernyataan resmi suatu organisasi yang diberikan kepada media berita untuk berbagi informasi penting atau untuk membuat pengumuman mengenai organisasi tersebut.
- Studi kasus: menyajikan pelaksanaan efektif dari suatu resolusi teknis.
- Korespondensi bisnis: termasuk menulis surat, pemberitahuan, memo, atau email untuk komunikasi di tempat kerja.
Pentingnya Penulisan Teknis
Dalam dunia yang semakin kompleks dan didorong oleh teknologi, penulisan teknis memainkan peran penting dalam:
- Meningkatkan pengalaman pengguna: Dokumen teknis yang baik membantu pengguna memahami dan menggunakan produk atau layanan dengan lebih efektif.
- Mengurangi biaya dukungan: Dokumentasi yang jelas dapat mengurangi pertanyaan dan keluhan dari pengguna, sehingga mengurangi beban biaya dukungan.
- Meningkatkan kepuasan pelanggan: Pengguna yang merasa terbantu dan puas dengan produk atau layanan cenderung lebih loyal.
- Memfasilitasi komunikasi: Penulisan teknis menjembatani kesenjangan komunikasi antara spesialis teknis dan non-teknis.
- Mendukung inovasi: Dokumen teknis yang baik membantu dalam pengembangan dan penerapan teknologi baru.
Secara keseluruhan, penulisan teknis bukan hanya tentang menulis, tetapi juga tentang memahami audiens, menyampaikan informasi dengan jelas, dan memastikan bahwa informasi tersebut dapat diakses dan digunakan oleh mereka yang membutuhkan.
Demikian ulasan ringkas dan padat tentang technical writing: pengertian penulisan teknis dan contohnya.
