Tugas Pokok & Fungsi (Tupoksi) Humas

Seidel dalam Effendy (1990), memberikan definisi Humas adalah proses kontinu dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh good will (kemauan baik) dan pengertian dari para pelanggannya, pegawainya, dan publik umumnya; ke dalam menganlisa dan perbaikan terhadap diri sendiri, keluar dengan mengadakan pertanyaan-pertanyaan.

The British Institute of Public Relations (Rahmandi, 1994) mendefinisikan Humas sebagai “upaya sungguh-sungguh, terencana dan berkesinambungan untuk menciptakan dan membina saling pengertian antara organisasi dan publiknya”.

Berikut ini beberapa pengertian Humas menurut para ahli, akademisi, dan praktisi.

1. “Fungsi manajemen yang (a) menilai sikap publik, (b) mengidentifikasi kebijakan dan tata cara seseorang atau organisasi demi kepentingan publik, serta (c) merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk memperoleh pengertian, pemahaman, dan dukungan dari publiknya” (Scott M. Cutlip dan Allen H. Center).

2. “Membantu organisasi dan publiknya untuk saling beradaptasi secara menguntungkan. Usaha organisasi untuk memperoleh kerjasama dari sekelompok orang Membantu organisasi berinteraksi secara efektif dan berkomunikasi dengan publik utama.” (The Public Relations Society of America).

3. “Fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini publik di antara mereka.” (International Public Relations Association/IPRA)

4. “Proses yang berkelanjutan dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh itikad baik dan pengertian dari langganannya, pegawai, dan publik umumnya; ke dalam dengan mengadakan analisis dan perbaikan terhadap diri sendiri, keluar dengan mengadakan pernyataan-pernyataan.” (J.C. Seidel).

5. “Kelanjutan proses penetapan kebijakan, penetuan pelayanan, dan sikap yang disesuaikan dengan kepentingan orang-orang atau golongan agar orang atau lembaga itu memperoleh kepercayaan dan itikad baik dari mereka. Pelaksanaan kebijakan, pelayanan, dan sikap untuk menjamin adanya pengertian dan penghargaan yang sebaik-baiknya.” (W. Emerson Reck).

6. “Gabungan antara seni dan ilmu yang memperdiksi kecenderungan, memperkirakan konsekuensi, memberi saran kepada pimpinan organisasi, dan melaksanakan rencana kegiatan sebagaimana telah ditetapkan untuk melayani kepentingan publik dan organisasinya. (Public Relation World Conference).

7. “Fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaaat antara organisasi dengan publik yang memengaruhi kesuksesan dan kegagalan organisasi tersebut.” (Cutlip, Center, dan Broom)

8. “Usaha berencana dan berkesinambungan untuk membina serta memelihara itikad baik ataupun pengertian bersama antara organisasi dengan masyarakatnya.” (The British Institute of Public Relation).

9. “Sesuatu yang terdiri dari semua bentuk komunikasi berencana baik ke dalam maupun ke luar antara organisasi dengan publiknya untuk mencapai tujuan khusus, yakni pengertian bersama. (Frank Jeffkins).

10. “Sistem komunikasi untuk menciptakan niat baik” (Jeffkins & Daniel Yadin).

11. “Public Relations practice is the planned and sustained effort to establish and maintain goodwill and mutual understanding between an organization and its publics” (Diane Ackerman)

12. “Fungsi manajemen yang mengevaluasi sikap publik, mengidentifikasi kebijakan dan prosedur individual dan organisasi yang punya kepentingan publik, serta merencanakan dan melaksanakan program aksi dalam rangka mendapatkan pemahaman dan penerimaan publik.” (Public Relations News)

13. “Fungsi manajemen tertentu yang membantu membangun dan menjaga lini komunikasi, pemahaman bersama, penerimaan mutual, dan kerja sama antara organisasi dan publiknya.” (Rex F. Harlow).

Sejarah Humas

Public Relations atau Humas sudah mulai digunakan berabad–abad lalu di Inggris. Hal ini ditunjukkan dengan munculnya fasilitator komunikasi dan penyelaras antara pemerintah dan rakyat.

Konsep Public Relations di Amerika dimulai sekitar tahun 1900-an yang dipelopori oleh Ivy Lee dengan “The Declaration of Principles”. 

Ivy Lee dianggap sebagai “The father of Public Relations” karena deklarasi asasnya itu. Meskipun demikian, konsep Public Relations di Amerika sudah ada sejak tahun 1850 (Broom, 2000; 102).

Public Relations di Indonesia sendiri dimulai sejak tahun 1950. Perkembangan hubungan masyarakat di Indonesia bergerak menyertai kondisi politik dan kenegaraan saat itu. Pada waktu itu pemerintah Indonesia menyadari perlunya rakyat Indonesia untuk mengetahui segala perkembangan yang terjadi sejak pengakuan kedaulatan Indonesia oleh kerajaan Belanda. 

Berawal dari pemikiran tersebut maka kegiatan kehumasan mulai dilembagakan dengan menyandang nama hubungan masyarakat karena kegiatan yang dilakukan lebih banyak untuk ke luar organisasi (Onong, 1991; 12).

Public Relations digunakan oleh pihak swasta di Indonesia pertama kali oleh Pertamina. Public Relations di Indonesia memang sudah banyak digunakan baik itu di pihak pemerintah maupun swasta di berbagai sektor. 

Konsep Public Relations dipahami dan digunakan oleh pihak–pihak tersebut dengan berbagai macam pemahaman dan berbagai macam bentuk implementasinya.

Dalam sejarahnya istilah Public Relations sebagai sebuah teknik menguat dengan adanya aktivitas yang dilakukan oleh pelopor Ivy Ledbetter Lee. Tahun 1906 ia berhasil menanggulangi kelumpuhan industri batu bara di Amerika Serikat dengan sukes. Atas upayanya ini ia diangkat menjadi The Father of Public Relations.

Tugas Utama Humas

Bagian penting dari pekerjaan petugas humas dalam suatu organisasi adalah:

1. Membuat kesan (image) –kesan baik, citra positif.
2. Pengetahuan dan pengertian –informasi, penerangan, penjelasan.
3. Menciptakan ketertarikan
4. Penerimaan –pengertian, pemahaman.
5. Membangun/menciptakan simpati publik.

Contoh kegiatan Humas adalah melobi, berbicara di depan publik atau melakukan pembicaraan publik (public speaking), menyelenggarakan acara, dan membuat pernyataan tertulis seperti rilis berita.

Kualifikasi (Syarat) Humas

1. Komunikatif
2. Writing Skill, Mahir Menulis.
3. Supel, Flesibel, Gaul!
4. Friendly, Ramah
5. Kemampuan Bahasa.
6. Good Looking (Performance).
7. Confident, Percaya Diri
8. Wawasan Luas.

Top 5 PR Skills: Keterampilan Utama Humas

“Writing is the number one skill of PR practitioners,” kata Craig Pearce dalam blognya, craigpearce.info. Bahkan, “It’s more important than being a nice person. Seriously.” Keterampilan menulis lebih penting ketimbang jadi “orang baik”.

Berikut ini lima keterampilan utama yang harus dimiliki petugas humas/PR (Top 5 PR Skill) sebagaimana dikemukakan Pete Codella dalam blognya, petecodella.com. Ia menyebutnya sebagai “a short list of … the most in-demand and important skills are for public relations practitioners” (daftar singkat … keterampilan dan tuntutan paling penting untuk praktisi humas).

1. Writing

Praktisi humas harus terampil menulis dengan baik –dari segi substansi dan tata bahasa. Publik saat ini tidak hanya bergantung pada wartawan atau media massa untuk mengakses informasi. Mereka juga sudah menjadikan media sosial –facebook, twitter—sebagai sarana komunikasi dan bertukar informasi.

2. Kreativitas

Kompleksitas saluran komunikasi saat ini, dan banyaknya informasi yang setiap membombardir kita, menuntut para komunikator profesional untuk menjadi kreatif dalam mengemas dan menyampaikan pesan.

3. Menguasai ‘Publishing Tools’ 

Internet dan alat-alat media sosial menjadikan praktisi humas “kebanjiran” sarana komunikasi. Praktisi humas saat ini mesti akrab dengan berbagai saluran komunikasi tradisional dan digital untuk mengidentifikasi kesempatan terbaik bagi klien dan employer mereka.

4. Profesionalisme

Nilai-nilai inti advokasi, kejujuran, keahlian, kemandirian, kesetiaan, dan keadilan adalah penting bagi para praktisi humas yang serius. Tahun 2000 Public Relations Society of America (PRSA) menerbitkan kode etik humas yang menguraikan enam nilai inti serta prinsip-prinsip inti etika humas. (Untuk humas Indonesia: menaati kode etik kehumasan).

5. Personable

Menarik, Menawan. Berlaku baik kepada orang-orang (good with people). Profesi humas membutuhkan orang-orang “pemersatu” (uniters), bukan “pemisah” (dividers), mendorong komunikasi yang lebih baik di dunia kita yang terkadang “konfrontatif”.

Dalam kata-kata Michael Jackson, PR/humas membutuhkan pekerja yang akan setuju dengan pernyataannya: “I’m a lover, not a fighter”.

Aktivitas Utama Humas/PR

1. Customer Relations –menjalin hubungan baik dengan konsumen.
2. Employee Relations –membangun hubungan baik antara atasan dan bawahan.
3. Community Relations — membangun hubungan baik dengan masyarakat sekitar lembaga dan komunitas-komunitas masyarakat tertentu.
4. Government Relations –menjalin hubungan yang baik dengan pemerintah.
5. Media Relations — menjalin hubungan baik dengan media massa/wartawan.

Pantangan Humas

1. Melanggar Kode Etik Humas
2. Membocorkan rahasia perusahaan.
3. Memberikan informasi yang tidak dapat dipertanggungjawabkan dan tidak akurat.

Fungsi Humas

1. Fungsi Konstruktif. 

Membangun kondisi atau mempersiapkan “mental publik” untuk menerima kebijakan lembaga, penerangan/penyebaran informasi, evaluasi perilaku publik untuk direkomendasikan kepada manajemen, menyiapkan prakondisi untuk mencapai saling pengertian, percaya, dan saling membantu terhadap tujuan-tujuan publik atau organisasi atau mempertemukan kepentingan lembaga dengan kepentingan publik.

2. Fungsi Korektif

Berperan sebagai “pemadam kebakaran”, yakni mengoreksi informasi dan persepsi publik yang tidak tepat tentang lembaga, termasuk meluruskan pemberitaan negatif dan menyampaikan “hak jawab”, termasuk mengevaluasi program lembaga,khususnya yang berkaitan dengan publik.

Peran Humas

1. Expert presciber communication

Ahli/kompeten memberikan masukan kepada pimpinan, ibarat dokter kepada pasien.
 
2. Problem solving process facilitator

Terlibat dalam manajemen lembaga, seperti mengatasi krisis atau saat lembaga/organisasi dilanda masalah yang menurunkan citra.
 
3. Communicatoin facilitator


Jembatan komunikasi antara publik dengan lembaga debagai “mediator/ penegah” bila ada miskomunikasi.

4. Technician Communication


Pelaksana teknis komunikasi yang menyediakan layanan humas.

Hal Teknis Seputar Tupoksi Humas

1. Menyediakan dan mengelola media informasi internal
2. Menyatakan selamat pada pemegang saham baru
3. Menerbitkan berkala (newsletter) lembaga
4. Menyampaikan laporan tahunan
5. Menjawab surat pembaca.
6. Memantau pemberitaan media massa.
7. Menguasai peraturan pemerintah, termasuk UU Pers.
8. Menyiapkan naskah/tulisan, video, dan menyebarkannya.
9. Membangun jaringan di media sosial (facebook, twitter, youtube).

Media Publikasi Humas: PR Tools

1. Brosur (Brochure)

Selebaran, satu halaman kertas yang terlipat dua atau lebih, berisi keterangan, informasi, atau gambaran tentang sebuah perusahaan, instansi, produk, atau jasa, atau bisa juga berisi sebuah ide dan kegiatan. Penyebaran: dibagi-bagikan langsung kepada publik.

2. Booklet

Mirip brosur. Buku kecil tanpa jilid/cover berisi informasi dan gambar tentang suatu produk atau jasa. Bisa terdiri dari beberapa lembar kertas sehingga menyerupai buku. Penyebaran: dibagi-bagikan langsung kepada publik.

3. Flyer. 

Brosur atau selebaran, biasanya digantung.

4. Pamflet

Ukuran satu halaman kertas print

5. Leaflet

Ukuran kertas kecil.

6. Poster

“Surat tempelan”, ukuran kertas besar, disebarkan dengan cara ditempel.

7. Folder

Bentuknya mirip map, namun berisi banyak informasi dan bagian dalamnya terdapat kantung untuk menyimpan aneka berkas seperti surat, brosur, leaflet, kartu nama, dan sebagainya. Folder dapat berfungsi sebagai tempat penyimpan berkas informasi atau promosi.

8. Newsletter

Secara harfiyah artinya “laporan berkala” atau “surat berita”. Media informasi &komunikasi internal lembaga, biasanya terdiri dari dua hingga delapan lembar kertas kwarto atau folio, tanpa cover. Isinya bervariasi mirip majalah, misalnya agenda dan berita kegiatan, artikel, feature, gambar, dsb.

Saat ini dikenal juga Online Newsletter, “surat berita” yang didesebarkan via email. Situs web instansi/perusahaan “wajib” menyediakan fasilitas “Kotak Berlangganan” (Subscription Box) untuk memudahkan pengguna/pembaca berlangganan berita atau informasi yang diupdate di situs via inbox emailnya.

9. Inhouse Magazine

Disebut juga Company Magazines atau Media Internal. Biasanya berbentuk majalah. Desain atau tampilan dan rubrikasi seperti majalah umum/komersil, namun isinya tentang informasi seputar “dapur” lembaga atau aktivitas lembaga.

10. Media Online

Blog/Website/Portal, Media Sosial (Facebook, Twitter, Youtube, Flickr), Email & Mailing List (Milist), Yahoo Group, etc.

11. Kalender. Kalender merupakan media promosi tahunan dan berlaku selama setahun. Kalender didesain sedemikian rupa, berisi profil ringkas dan produk/jasa, lalu dibagikan gratis kepada pelanggan, klien, atau masyarakat luas.

Kode Etik Humas

Kode etik praktisi humas meliputi:

1. Code of conduct –etika perilaku sehari-hari terhadap integritas pribadi, klien dan majikan, media dan umum, serta perilaku terhadap rekan seprofesi.
2. Code of profession – etika dalam melaksanakan tugas/profesi humas.
3. Code of publication – etika dalam kegiatan proses dan teknis publikasi.
4. Code of enterprise –menyangkut aspek peraturan pemerintah seperti hukum perizinan dan usaha, hak cipta, merk, dll.

Ada beberapa versi kode etik humas, seperti versi Asosiasi Perusahaan Public Relations Indonesia (APPRI), Perhimpunan Hubungan Masyarakat Indonesia (Perhumas), Kode Etik Kehumasan Pemerintah, dan International Public Relation Association (IPRA).

Inti kode etik Humas/PR yang tercantum dalam berbagi etika profesi Humas hampir sama, antara lain:

1. Menghargai kepentingan umum
2. Menjaga harga diri setiap orang
3. Adil dan jujur terhadap atasan, klien, pemerintah, dan masyarakat luas.
4. Tidak menyebarkan informasi yang palsu
5. Tidak merusak integritas media komunikasi.
6. Menjaga informasi rahasia.

Demikian ulasan “ringkas” mengenai Tugas Pokok & Fungsi (Tupoksi) Humas yang bisa disebut sebagai dasar-dasar Humas atau Public Relation (PR), panduan bagi “newbie” di dunia kehumasan. Semoga bermanfaat. (www.komunikasipraktis.com).*

Referensi

1. Abdurrachman, Oemi. 2001. Dasar-dasar Public Relations, PT. Citra Aditya Bakti, Bandung.
2. Kusunastuti, Frida. 2011. Dasar-Dasar Humas, Ghalia Indonesia, Jakarta.
3. Jefkins, Frank. 1994. Public Relations Techniques. Butterworth Heinemann.
4. Prof. Drs. H.A.W. Widjaja. 2008. Komunikasi dan Hubungan Masyarakat. Jakarta: PT. Bumi Aksara.
5. Ruslan, Rosady. 2005. Kampanye Public Relations. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada.* 

Download This Post (Pdf File)