Komunikasi efektif lebih dari sekadar menyampaikan pesan atau informasi. Pesan mudah dimengerti, diterima, dan berdampak adalag ciri utama komunikasi efektif. Berikut ini teknik, cara, atau tips komunikasi efektif dalam seni komunikasi.
Apa itu komunikasi efektif?
Komunikasi efektif lebih dari sekedar bertukar informasi. Ini tentang memahami emosi dan niat di balik informasi.
Selain dapat menyampaikan pesan dengan jelas, Anda juga perlu mendengarkan dengan cara yang memahami sepenuhnya apa yang dikatakan dan membuat orang lain merasa didengar dan dipahami.
Komunikasi yang efektif terdengar seperti seharusnya naluriah. Tetapi terlalu sering, ketika kita mencoba untuk berkomunikasi dengan orang lain, ada sesuatu yang tidak beres.
Kita mengatakan satu hal, orang lain mendengar hal lain, dan kesalahpahaman, frustrasi, dan konflik terjadi. Hal ini dapat menyebabkan masalah di rumah, sekolah, dan hubungan kerja Anda.
Bagi banyak dari kita, berkomunikasi dengan lebih jelas dan efektif membutuhkan pembelajaran beberapa keterampilan penting.
Baik Anda mencoba meningkatkan komunikasi dengan pasangan, anak-anak, atasan, atau rekan kerja Anda, mempelajari keterampilan ini dapat memperdalam hubungan Anda dengan orang lain, membangun kepercayaan dan rasa hormat yang lebih besar, dan meningkatkan kerja tim, pemecahan masalah, dan kesehatan sosial dan emosional Anda secara keseluruhan.
Hambatan Komunikasi Efektif
1. Stres dan emosi yang tidak terkendali.
Saat Anda stres atau kewalahan secara emosional, Anda cenderung salah membaca orang lain, mengirimkan sinyal nonverbal yang membingungkan atau tidak tepat, dan terjerumus ke dalam pola perilaku spontan yang tidak sehat.
Untuk menghindari konflik dan kesalahpahaman, Anda bisa belajar cara cepat menenangkan diri sebelum melanjutkan percakapan.
2. Kurang fokus.
Anda tidak dapat berkomunikasi secara efektif saat Anda melakukan banyak tugas.
Jika Anda memeriksa ponsel, merencanakan apa yang akan Anda katakan selanjutnya, atau melamun, Anda hampir pasti melewatkan isyarat nonverbal dalam percakapan. Untuk berkomunikasi secara efektif, Anda perlu menghindari gangguan dan tetap fokus.
3. Bahasa tubuh yang tidak konsisten.
Komunikasi nonverbal harus memperkuat apa yang sedang dikatakan, bukan membantahnya.
Jika Anda mengatakan satu hal, tetapi bahasa tubuh Anda mengatakan sesuatu yang lain, pendengar Anda kemungkinan besar akan merasa bahwa Anda tidak jujur. Misalnya, Anda tidak bisa mengatakan “ya” sambil menggelengkan kepala Anda tidak.
4. Bahasa tubuh negatif.
Jika Anda tidak setuju atau tidak menyukai apa yang dikatakan, Anda mungkin menggunakan bahasa tubuh yang negatif untuk menolak pesan orang lain, seperti menyilangkan tangan, menghindari kontak mata, atau mengetuk kaki Anda.
Anda tidak harus setuju dengan, atau bahkan menyukai apa yang dikatakan, tetapi untuk berkomunikasi secara efektif dan tidak membuat orang lain bersikap defensif, penting untuk menghindari mengirimkan sinyal negatif.
Komunikasi efektik juga dipengaruhi hambatan-hambatan dalam proses komunikasi secara umum, antara lain:
- Kebisingan
- Keadaan psikologis komunikan
- Kekurangan keterampilan komunikator/komunikan
- Kesalahan penilaian oleh komunikator
- Kurangnya pengetahuan komunikator/komunikan
- Bahasa
- Isi pesan berlebihan
- Bersifat satu arah
- Faktor teknis
- Kepentingan /interest
- Prasangka
- Cara penyajian teralu verbalik, dsb
Komunikasi adalah seni (art)
Mengapa kita berkomunikasi? Untuk menyampaikan pesan kita kepada seseorang, bukan?
Anggap saja sebagai upaya pelukis menggambar untuk mencerminkan sudut pandangnya. Seorang pelukis menggambar setiap goresan dengan panache untuk menciptakan sebuah mahakarya yang memikat mata dalam sekejap.
Dengan cara yang sama, jika Anda menguasai seni komunikasi, orang pasti akan mendengarkan setiap kali Anda berbicara.
Tetapi untuk itu Anda harus tahu bagaimana mengucapkan kata-kata yang memiliki tujuan untuk menyampaikan maksud Anda. Sama seperti seorang seniman yang mengetahui alat yang tepat untuk melukis gambar yang dapat dihubungkan dengan pemirsa.
Tips Komunikasi Efektif
Siapa pun bisa menjadi master komunikasi. Yang dibutuhkan hanyalah latihan dan sedikit upaya sadar untuk mendengarkan sebelum Anda berbicara.
Berikut beberapa tips yang akan membantu.-
1. Memilih kata yang tepat
Kosakata adalah aset terbesar Anda dalam hal komunikasi efektif. Seorang pelukis yang terampil tahu kuas mana yang akan menciptakan efek yang mana. Sebagai pribadi, Anda harus tahu kata-kata mana yang akan menimbulkan dampak seperti apa.
Contoh yang bagus dari ini adalah penggunaan bahasa gaul selama komunikasi kantor. Apa yang mungkin terdengar lucu bagi Anda dalam bahasa gaul mungkin terdengar menyinggung orang lain.
Cobalah untuk menghindarinya sebisa mungkin. Selain itu, menggunakan jargon kantor saat berkomunikasi dengan klien dapat membingungkan mereka. Tidak ada yang akan memahami jargon kantor Anda di luar pekerjaan. Cobalah untuk membuatnya tetap sederhana dan efektif.
Memilih kata-kata yang tepat dan bermakna untuk mengedepankan sudut pandang Anda adalah cara terbaik untuk menjadi komunikator yang efektif.
2. Memilih nada yang tepat
Kata-kata yang benar yang diucapkan dengan cara yang salah dapat menyebabkan lebih banyak kerusakan daripada apa pun.
Sedikit perubahan pada nada bicara dapat mengubah makna perkataan Anda. Komunikasi yang efektif adalah tentang cara Anda merangkai emosi ke dalam kata-kata. Sehingga mereka bisa memberikan dampak yang lebih besar.
Misalnya, kegembiraan dalam menerima umpan balik positif dari klien dapat membuat hari tim menjadi lebih baik.
Tetapi pada saat yang sama jika Anda sebagai manajer menyampaikan pesan itu dengan nada tidak tertarik, tidak ada seorang pun di tim yang akan menikmati dan bekerja dengan antusias dalam proyek tersebut selain.
Itu hanyalah salah satu dari sekian banyak contoh tentang bagaimana komunikasi dapat membuat perbedaan di tempat kerja.
3. Memilih gerakan yang tepat
Mitos terbesar tentang komunikasi adalah bahwa komunikasi hanya melibatkan kata-kata yang berasal dari seseorang. Isyarat Anda adalah bagian komunikasi yang besar seperti halnya kata-kata ketika Anda berbicara.
Misalnya, Anda dapat menggunakan tangan Anda untuk menunjukkan apa yang ingin Anda katakan dengan cara yang lebih baik.
Menjaga kontak mata dengan orang atau orang lain saat berbicara mencerminkan kepercayaan diri. Kita semua telah bertemu dengan orang-orang yang matanya selalu melihat ke sekeliling. Kita langsung berpikir bahwa orang ini tidak yakin dengan apa yang dia coba katakan di sini.
Ingat, komunikasi yang efektif tidak hanya melibatkan kata-kata Anda. Tapi gerakan tangan, postur duduk, gerakan mata dan tubuh dan banyak lagi. Lihat pos luar biasa ini tentang bagaimana gerakan kita berperan dalam komunikasi yang efektif.
4. Menjadi pendengar yang terlibat
Saat berkomunikasi dengan orang lain, kita sering fokus pada apa yang harus kita katakan. Namun, komunikasi yang efektif bukanlah tentang berbicara dan lebih banyak tentang mendengarkan.
Mendengarkan dengan baik berarti tidak hanya memahami kata-kata atau informasi yang dikomunikasikan, tetapi juga memahami emosi yang coba disampaikan pembicara.
Ada perbedaan besar antara mendengarkan dan sekadar mendengarkan. Saat Anda benar-benar mendengarkan — saat Anda terlibat dengan apa yang dikatakan — Anda akan mendengar intonasi halus dalam suara seseorang yang memberi tahu Anda bagaimana perasaan orang itu dan emosi yang mereka coba komunikasikan.
Saat Anda seorang pendengar yang terlibat, Anda tidak hanya akan lebih memahami orang lain, Anda juga akan membuat orang tersebut merasa didengar dan dipahami, yang dapat membantu membangun hubungan yang lebih kuat dan lebih dalam di antara Anda.
Dengan berkomunikasi seperti ini, Anda juga akan mengalami proses yang menurunkan stres dan mendukung kesejahteraan fisik dan emosional.
Jika lawan bicara Anda tenang, misalnya, mendengarkan dengan penuh perhatian akan membantu menenangkan Anda juga. Demikian pula, jika orang tersebut gelisah, Anda dapat membantu menenangkannya dengan mendengarkan secara penuh perhatian dan membuat orang tersebut merasa dipahami.
Jika tujuan Anda adalah untuk sepenuhnya memahami dan terhubung dengan orang lain, mendengarkan dengan cara yang terlibat sering kali datang secara alami.
Jika tidak, coba tips berikut. Semakin Anda mempraktikkannya, interaksi Anda dengan orang lain akan semakin memuaskan dan bermanfaat.
a. Fokus pada pembicara.
Anda tidak dapat mendengarkan dengan penuh perhatian jika Anda terus-menerus memeriksa ponsel atau memikirkan hal lain. Anda harus tetap fokus pada pengalaman momen-ke-momen untuk menangkap nuansa halus dan isyarat nonverbal penting dalam percakapan.
Jika Anda merasa sulit untuk berkonsentrasi pada beberapa pembicara, coba ulangi kata-kata mereka di kepala Anda — itu akan memperkuat pesan mereka dan membantu Anda tetap fokus.
b. Mendukung telinga kanan Anda.
Seaneh kedengarannya, sisi kiri otak berisi pusat pemrosesan utama untuk pemahaman ucapan dan emosi. Karena sisi kiri otak terhubung ke sisi kanan tubuh, menyukai telinga kanan dapat membantu Anda mendeteksi nuansa emosional dari apa yang dikatakan seseorang dengan lebih baik.
c. Hindari menyela atau mencoba mengalihkan pembicaraan ke masalah Anda.
Dengan mengatakan sesuatu seperti, “Kalau menurutmu itu buruk, biarkan aku memberitahumu apa yang terjadi padaku.”
Mendengarkan tidak sama dengan menunggu giliran bicara. Anda tidak dapat berkonsentrasi pada apa yang dikatakan seseorang jika Anda membentuk apa yang akan Anda katakan selanjutnya. Seringkali, pembicara dapat membaca ekspresi wajah Anda dan mengetahui bahwa pikiran Anda berada di tempat lain.
d. Tunjukkan ketertarikan Anda pada apa yang dikatakan.
Mengangguk sesekali, tersenyumlah pada orang tersebut, dan pastikan postur Anda terbuka dan mengundang. Dorong pembicara untuk melanjutkan dengan komentar verbal kecil seperti “ya” atau “eh ya”.
e. Cobalah untuk mengesampingkan penilaian.
Untuk berkomunikasi secara efektif dengan seseorang, Anda tidak harus menyukai atau menyetujui ide, nilai, atau pendapat mereka. Namun, Anda perlu mengesampingkan penilaian Anda dan menahan kesalahan dan kritik untuk sepenuhnya memahaminya.
Komunikasi yang paling sulit, ketika berhasil dilaksanakan, seringkali dapat mengarah pada hubungan yang tidak terduga dengan seseorang.
f. Berikan umpan balik.
Jika tampaknya ada keterputusan, refleksikan apa yang telah dikatakan oleh parafrase. “Apa yang saya dengar adalah,” atau “Kedengarannya seperti yang Anda katakan,” adalah cara yang bagus untuk merenungkan kembali.
Namun, jangan hanya mengulangi apa yang dikatakan pembicara secara verbatim — Anda akan terdengar tidak tulus atau tidak cerdas.
Sebaliknya, ungkapkan apa arti kata-kata pembicara bagi Anda. Ajukan pertanyaan untuk mengklarifikasi poin tertentu: “Apa yang Anda maksud ketika Anda mengatakan …” atau “Apakah ini yang Anda maksud?”
g. Dengarkan emosi di balik kata-katanya
Frekuensi ucapan manusia yang lebih tinggi itulah yang menyampaikan emosi. Anda bisa menjadi lebih terbiasa dengan frekuensi-frekuensi ini — dan dengan demikian lebih mampu memahami apa yang sebenarnya dikatakan orang lain — dengan melatih otot-otot kecil telinga tengah Anda (yang terkecil di tubuh).
Anda dapat melakukannya dengan bernyanyi, memainkan alat musik tiup, atau mendengarkan jenis musik frekuensi tinggi tertentu (a Mozart simfoni atau konser biola, misalnya, bukan frekuensi rendah rock, pop, atau hip-hop).
5. Perhatikan sinyal non-verbal
Cara Anda memandang, mendengarkan, bergerak, dan bereaksi terhadap orang lain memberi tahu mereka lebih banyak tentang perasaan Anda daripada kata-kata saja.
Komunikasi nonverbal, atau bahasa tubuh, mencakup ekspresi wajah, gerakan dan gerak tubuh, kontak mata, postur tubuh, nada suara Anda, dan bahkan ketegangan otot dan pernapasan Anda.
Mengembangkan kemampuan untuk memahami dan menggunakan komunikasi nonverbal dapat membantu Anda terhubung dengan orang lain, mengekspresikan apa yang sebenarnya Anda maksud, menavigasi situasi yang menantang, dan membangun hubungan yang lebih baik di rumah dan di tempat kerja.
Anda dapat meningkatkan komunikasi yang efektif dengan menggunakan bahasa tubuh terbuka — lengan tidak disilangkan, berdiri dengan sikap terbuka atau duduk di tepi tempat duduk Anda, dan menjaga kontak mata dengan lawan bicara Anda.
Anda juga dapat menggunakan bahasa tubuh untuk menekankan atau meningkatkan pesan verbal Anda — menepuk punggung teman sambil memuji kesuksesannya, misalnya, atau meninju untuk menggarisbawahi pesan Anda.
Tingkatkan cara Anda membaca komunikasi nonverbal:
a. Waspadai perbedaan individu.
Orang-orang dari negara dan budaya yang berbeda cenderung menggunakan isyarat komunikasi nonverbal yang berbeda, jadi penting untuk mempertimbangkan usia, budaya, agama, jenis kelamin, dan keadaan emosional saat membaca sinyal bahasa tubuh.
Seorang remaja Amerika, seorang janda yang berduka, dan seorang pengusaha Asia, misalnya, cenderung menggunakan sinyal nonverbal secara berbeda.
b. Lihatlah sinyal komunikasi nonverbal sebagai sebuah kelompok.
Jangan terlalu banyak membaca satu isyarat atau isyarat nonverbal. Pertimbangkan semua sinyal nonverbal yang Anda terima, dari kontak mata hingga nada suara hingga bahasa tubuh.
Siapa pun dapat sesekali tergelincir dan melepaskan kontak mata, misalnya, atau menyilangkan tangan sebentar tanpa disengaja. Pertimbangkan sinyal secara keseluruhan untuk mendapatkan “bacaan” yang lebih baik pada seseorang.
Tingkatkan cara Anda menyampaikan komunikasi non-verbal:
a. Gunakan sinyal nonverbal yang cocok dengan kata-kata Anda daripada membantahnya.
Jika Anda mengatakan satu hal, tetapi bahasa tubuh Anda mengatakan sesuatu yang lain, pendengar Anda akan merasa bingung atau curiga bahwa Anda tidak jujur.
Misalnya, duduk dengan tangan disilangkan dan menggelengkan kepala tidak cocok dengan kata-kata yang memberi tahu orang lain bahwa Anda setuju dengan apa yang mereka katakan.
b. Sesuaikan sinyal nonverbal Anda sesuai dengan konteksnya.
Nada suara Anda, misalnya, harus berbeda saat Anda berbicara dengan anak kecil daripada saat Anda berbicara dengan sekelompok orang dewasa. Demikian pula, pertimbangkan keadaan emosional dan latar belakang budaya orang yang berinteraksi dengan Anda.
c. Hindari bahasa tubuh yang negatif.
Sebaliknya, gunakan bahasa tubuh untuk menyampaikan perasaan positif, bahkan saat Anda tidak benar-benar mengalaminya.
Jika Anda gugup tentang suatu situasi — wawancara kerja, presentasi penting, atau kencan pertama, misalnya — Anda dapat menggunakan bahasa tubuh yang positif untuk menunjukkan kepercayaan diri, meskipun Anda tidak merasakannya.
Daripada secara tentatif memasuki ruangan dengan kepala menunduk, mata teralihkan, dan meluncur ke kursi, cobalah berdiri tegak dengan bahu ke belakang, tersenyum dan menjaga kontak mata, dan memberikan jabat tangan yang kuat. Ini akan membuat Anda merasa lebih percaya diri dan membantu membuat orang lain merasa nyaman.
6. Kendalikan stres
Berapa kali Anda merasa stres selama perselisihan dengan pasangan, anak-anak, atasan, teman, atau rekan kerja Anda dan kemudian mengatakan atau melakukan sesuatu yang kemudian Anda sesali?
Jika Anda dapat dengan cepat menghilangkan stres dan kembali ke keadaan tenang, Anda tidak hanya akan menghindari penyesalan seperti itu, tetapi dalam banyak kasus Anda juga akan membantu menenangkan orang lain juga.
Hanya ketika Anda dalam keadaan tenang dan santai barulah Anda akan dapat mengetahui apakah situasinya memerlukan tanggapan, atau apakah isyarat orang lain menunjukkan bahwa lebih baik tetap diam.
Dalam situasi seperti wawancara kerja, presentasi bisnis, pertemuan tekanan tinggi, atau perkenalan dengan keluarga orang yang dicintai, misalnya, penting untuk mengelola emosi Anda, berpikir sendiri, dan berkomunikasi secara efektif di bawah tekanan.
Berkomunikasi secara efektif dengan tetap tenang di bawah tekanan:
a. Gunakan taktik mengulur waktu agar Anda memiliki waktu untuk berpikir.
Mintalah pertanyaan untuk diulangi atau untuk klarifikasi pernyataan sebelum Anda menjawab.
b. Berhenti sejenak untuk mengumpulkan pikiran Anda.
Diam tidak selalu berarti buruk — berhenti sejenak dapat membuat Anda tampak lebih memegang kendali daripada terburu-buru menanggapi.
c. Buat satu poin dan berikan contoh atau informasi pendukung.
Jika tanggapan Anda terlalu panjang atau Anda bimbang tentang sejumlah poin, Anda berisiko kehilangan minat pendengar. Ikuti satu poin dengan sebuah contoh dan kemudian ukur reaksi pendengar untuk mengetahui apakah Anda harus membuat poin kedua.
d. Sampaikan kata-kata Anda dengan jelas
. Dalam banyak kasus, cara Anda mengatakan sesuatu sama pentingnya dengan apa yang Anda katakan. Bicaralah dengan jelas, pertahankan nada datar, dan lakukan kontak mata. Jaga bahasa tubuh Anda tetap rileks dan terbuka.
Akhiri dengan ringkasan dan kemudian berhenti. Rangkum tanggapan Anda dan kemudian berhenti berbicara, bahkan jika itu meninggalkan keheningan di dalam ruangan. Anda tidak perlu mengisi keheningan dengan terus berbicara.
Penghilang stres yang cepat untuk komunikasi yang efektif:
Saat percakapan mulai memanas, Anda memerlukan sesuatu yang cepat dan segera untuk menurunkan intensitas emosional.
Dengan belajar untuk segera mengurangi stres pada saat itu, Anda dapat dengan aman memperhatikan emosi kuat yang Anda alami, mengatur perasaan Anda, dan berperilaku dengan tepat.
Kenali saat Anda stres. Tubuh Anda akan memberi tahu jika Anda stres saat berkomunikasi. Apakah otot atau perut Anda kencang? Apakah tangan Anda terkepal? Apakah nafasmu dangkal? Apakah Anda “lupa” bernapas?
Luangkan waktu sejenak untuk menenangkan diri sebelum memutuskan melanjutkan percakapan atau menundanya.
Bawalah indra Anda untuk menyelamatkan. Cara terbaik untuk menghilangkan stres dengan cepat dan andal adalah melalui indra — penglihatan, suara, sentuhan, rasa, penciuman — atau gerakan.
Misalnya, Anda bisa memasukkan permen peppermint ke dalam mulut, memasukkan bola stres ke dalam saku, menarik napas dalam-dalam, mengencangkan dan mengendurkan otot, atau sekadar mengingat gambar yang menenangkan dan kaya sensorik.
Setiap orang merespons masukan sensorik secara berbeda, jadi Anda perlu menemukan mekanisme koping yang menenangkan Anda.
Cari humor dalam situasi tersebut. Jika digunakan dengan tepat, humor adalah cara yang bagus untuk menghilangkan stres saat berkomunikasi. Ketika Anda atau orang-orang di sekitar Anda mulai menganggap sesuatu terlalu serius, temukan cara untuk meringankan suasana dengan berbagi lelucon atau cerita lucu.
Bersedia untuk berkompromi. Terkadang, jika Anda berdua bisa sedikit membungkuk, Anda akan dapat menemukan jalan tengah yang menyenangkan yang mengurangi tingkat stres bagi semua orang yang terkait.
Jika Anda menyadari bahwa orang lain lebih memedulikan suatu masalah daripada Anda, kompromi mungkin lebih mudah bagi Anda dan investasi yang baik untuk masa depan hubungan.
Setuju untuk tidak setuju, jika perlu, dan luangkan waktu untuk menjauh dari situasi tersebut sehingga semua orang dapat tenang.
Pergilah berjalan-jalan di luar jika memungkinkan, atau habiskan beberapa menit untuk bermeditasi. Gerakan fisik atau mencari tempat yang tenang untuk memulihkan keseimbangan dapat dengan cepat mengurangi stres.
7. Tegaskan diri Anda
Ekspresi langsung dan tegas menghasilkan komunikasi yang jelas dan dapat membantu meningkatkan harga diri dan keterampilan pengambilan keputusan Anda.
Bersikap tegas berarti mengungkapkan pikiran, perasaan, dan kebutuhan Anda secara terbuka dan jujur, sambil membela diri sendiri dan menghormati orang lain. Ini BUKAN berarti bermusuhan, agresif, atau menuntut.
Komunikasi efektif selalu tentang memahami orang lain, bukan tentang memenangkan argumen atau memaksakan pendapat Anda kepada orang lain.
Untuk meningkatkan ketegasan Anda:
- Hargai diri Anda dan pilihan Anda. Mereka sama pentingnya dengan orang lain.
- Ketahui kebutuhan dan keinginan Anda. Belajar untuk mengekspresikannya tanpa melanggar hak orang lain
- Ekspresikan pikiran negatif dengan cara yang positif. Tidak apa-apa untuk marah, tetapi Anda juga harus tetap menghormati.
- Terima umpan balik secara positif. Terima pujian dengan anggun, belajar dari kesalahan Anda, minta bantuan saat dibutuhkan.
- Belajar mengatakan “tidak”. Ketahui batasan Anda dan jangan biarkan orang lain memanfaatkan Anda. Carilah alternatif sehingga semua orang merasa senang dengan hasilnya.
Mengembangkan teknik komunikasi yang tegas:
Penegasan empati menyampaikan kepekaan terhadap orang lain. Pertama, kenali situasi atau perasaan orang lain, kemudian nyatakan kebutuhan atau pendapat Anda. “Aku tahu kamu sangat sibuk bekerja, tapi aku ingin kamu meluangkan waktu untuk kami juga.”
Eskalasi pernyataan dapat digunakan saat upaya pertama Anda tidak berhasil. Anda menjadi semakin tegas seiring berjalannya waktu, yang mungkin termasuk menguraikan konsekuensi jika kebutuhan Anda tidak terpenuhi.
Misalnya, “Jika Anda tidak mematuhi kontrak, saya akan dipaksa untuk melakukan tindakan hukum.”
Berlatih ketegasan dalam situasi berisiko rendah untuk membantu membangun kepercayaan diri Anda. Atau tanyakan kepada teman atau keluarga apakah Anda dapat mempraktikkan teknik ketegasan pada mereka terlebih dahulu. (Sumber)