Media Internal: Pengertian, Cara Membuat, dan Tips Mengelolanya

Istilah lain media internal adalah Jurnal Internal, Majalah Perusahaan (Company Magazine), In-House Magazine, dan House Journal.

Media internal biasanya dikelola oleh bagian Humas sebagai salah satu pelaksanaan fungsi komunikasi internal lembaga.

Media publikasi ini merupakan jembatan komunikasi antara manajemen dengan karyawan dan antar-karyawan.

Media internal juga memiliki peran sebagai alat untuk pembentuk citra (image building) suatu lembaga karena fungsi media internal juga dapat dijadikan sebagai media promosi.

Media Internal adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan berbagai informasi kegiatan suatu lembaga. 

Baik penerima maupun pengirim informasi media internal ialah orang dalam atau publik iternal, terdiri atas pimpinan, anggota, pegawai, maupun unit kerja di dalam perusahaan tersebut.

Media internal biasanya ditujukan untuk khalayak internal lembaga, mulai pemilik saham, komisaris, direksi, manajer, hingga karyawan paling bawah.

Cambridge Business Dictionary mengartikan media internal (inhouse magazine) sebagai “sebuah majalah yang diproduksi oleh suatu organisasi untuk karyawannya, dan yang biasanya berkaitan dengan isu atau masalah yang berkaitan dengan organisasi”.

Rosady Ruslan dalam Kiat dan Strategi Kampanye Public Relations (2008) mendefinisikan media Internal sebagai media yang dipergunakan untuk kepentingan kalangan terbatas dan non-komersial serta lazim digunakan dalam aktivitas Public Relations (PR).

Menurut Frank Jefkins (2004), media internal adalah suatu sarana penyampaian dan penerimaan informasi yang semata-mata bersifat internal (khusus untuk para staf dan pegawai) dan bersifat eksternal (yang juga diarahkan kepada pihak luar tertentu) di kalangan perusahaan, dan biasanya bersifat non komersial.

Jenis-Jenis Media Internal

Jefkins menyebutkan lima bentuk utama media internal –yang disebutnya House Journal. Ia mengartikan media internal sebagai sebagai “bahan cetakan yang diterbitkan secara berkala atau periodik”.

1. The Sales Bulletin

Buletin Penjualan adalah media komunikasi reguler antara seorang sales manajer dengan salesman di lapangan.

2. The Newsletter

Newsletter atau nawala adalah lembaran cetakan berupa pamflet atau surat kabar yang diterbitkan pada waktu-waktu tertentu yang berisi tentang perkembangan perusahaan.

3. The Magazine

Majalah atau In-house Magazine berisikan tulisan berbentuk feature, artikel, dan gambar, foto, diterbitkan setiap bulan atau triwulan.

4. The Tabloid Newspaper 

Media internal bertentuk tabloid. Mirip surat kabar popular (umum) dan berisikan pokok-pokok berita yang sangat penting, artikel pendek dan ilustrasi;

5. The Wall Newspaper

Bentuk media komunikasi staf atau karyawan di satu lokasi pabrik, perusahaan, atau pasar swalayan. Di Indonesia dikenal dengan majalah dinding (mading) atau papan pengumuan/papan informasi.

Bentuk Media Internal menurut Linggar Anggoro:

• Newsletter
• Koran atau Tabloid
• Majalah Dinding
• Majalah
• Cetakan Khusus

Fungsi Media Internal

Fungsi media internal antara lain publikasi informasi yang tidak bisa dimuat di media komersial serta komunikasi internal perusahaan atau lembaga.

Media internal berfungsi menjangkau khalayak tertentu yang terkadang tidak dapat dijangkau oleh media massa komersial seperti koran, radio dan televisi sehingga organisasi merasa perlu untuk menciptakan dan memanfaatkan media sendiri untuk menjangkau khalayaknya (Frank Jefkins).

Media internal berfungsi memberikan informasi kepada khalayak internal mengenai keputusan maupun kebijakan baru lembaga, menyediakan forum bagi karyawan untuk saling bertukar ide dan aktifitas sehingga dapat menaikkan moral para karyawan. (T Reilly)

Merancang Media Internal

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam merancang sebuah media internal.

1. Target Audiens (pembaca)

Media internal dirancang untuk menyampaikan berita, informasi, atau pesan yang bisa diterima oleh kalangan internal lembaga. Karakteristik pembacanya relatif homogen karena berada di sebuah lembaga yang sama.

Selain pegawai atau anggota, media internal juga bisa ditujukan kepada mitra usaha, investor, konsumen, pemerintah, masyarakat, dan tokoh berpengaruh dan opinion leader.

2. Kuantitas

Oplah atau jumlah media yang dicetak.

3. Frekuensi 

Jadwal terbit, apakah setiap minggu, bulanan, tiga bulanan, atau bahkan pertahun. Jika banyak bahan berita yang harus disampaikan, frekwensi terbit media internal umumnya tiap bulan, dibagikan saat gajian.

4. Kebijakan redaksi

Editorial policy. Menetapkan apa saja yang boleh dipublikasikan di media internal.

Secara teknis (redaksional), teknik penulisan media kehumasan menurut Rosadi Ruslan antara lain sebagai berikut:

• Persiapan dalam menggarap tulisan, gaya bahasa, mengangkat topik, merancang tujuan publikasi.
• Akurasi:keakuratan informasi publikasi dapat dipercaya
• Bahasa
• Kalimat aktif, gaya bahasa formal, gaya penulisan enak dibaca, kosa kata terpilih padat dan singkat
• Eksklusivitas dan relevansi: produk publikasi mengandung hal penting dan memiliki misi hubungan tertentu bagi kepentingan perusahaan
• Latar belakang penulisan (background): pelengkap atau bermanfaat untuk menunjang informasi.

5. Tim redaksi

Tim redaksi adalah orang-orang yang bertugas mengelola media internal, mulai pemimpin redaksi (biasanya manajer humas atau kepala bagian) hingga reporter dan fotografer.

Karakteristik Media Internal 

1. Jangkauan serta pembaca humas internal harus dikenali karena akan mempengaruhi gaya dan kandungan isi jurnal.
2. Besar kecilnya kuantitas penerbitan akan mempengaruhi metode produksi dan kualitas materi maupun kandungan isinya.
3. Diterbitkan secara berkala dan teratur dan memiliki tanggal publikasi yang tetap.
4. Disesuaikan dengan keseluruhan program humas dan jadi wahana untuk mencapai khalayak yang hendak dituju.

Jenis Tulisan Media Internal 

Jenis tulisan di media internal umumnya sama dengan media komersial, meliputi:

1. Berita 
2. Feature (Karangan Khas)
3. Laporan Mendalam, biasanya menjadi tema atau laporan utama.
4. Artikel Opini

Demikian ulasan mengenai Media Internal: Pengertian, Cara Membuat, dan Tips Mengelolanya. 

Skills yang diperlukan adalah keterampilan menulis (writing skills), khususnya tulisan jurnalistik, serta desain grafis (layout) untuk merancang media internal berupa media cetak. Wasalam. (www.komunikasipraktis.com).*