Komunikasi Organisasi: Vertikal, Horizontal, Diagonal

Komunikasi organisasi terdiri dari tiga jenis, yaitu komunikasi vertikal, komunikasi horizontal, dan komunikasi diagonal.

1. Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjalin dengan orang-orang pada tingkat hierarki yang sama dalam perusahaan (atau proyek). 
2. Komunikasi vertikal adalah komunikasi yang terjalin dengan orang-orang yang termasuk dalam tingkat hierarki yang berbeda. 
3. Komunikasi diagonal  mengacu pada pertukaran informasi antara tingkat yang berbeda dalam suatu organisasi

Komunikasi vertikal, horizontal, dan diagonal direncanakan, disiplin dan diatur oleh organisasi dan dikaitkan dengan struktur organisasi.

Sebuah bisnis atau lembaga berkembang dengan komunikasi untuk efisiensi, produktivitas, dan pencapaian. Ketika informasi yang tepat diteruskan dari penunjukan yang tepat dalam organisasi, hal itu mendorong kepositifan dan kejelasan. 

Saluran komunikasi formal, jalur yang ditetapkan secara resmi untuk arus informasi, bertukar pesan seperti surat, instruksi, laporan, program pelatihan, wawancara, dan lainnya di antara karyawan.

Saluran-saluran ini direncanakan, didisiplinkan dan diatur oleh organisasi dan dikaitkan dengan struktur organisasi. Informasi dapat mengalir dari tingkat atas ke bawah ketika pengumuman dan keputusan perlu dibagikan atau dari bawah ke atas untuk menyampaikan keluhan dan umpan balik kepada manajemen.

Tergantung pada bagaimana informasi mengalir dalam organisasi, ada beberapa jenis metode komunikasi internal. Dalam panduan ini, kita akan melihat lebih dekat pada berbagai arah dan saluran komunikasi yang umumnya dapat kita temukan di tempat mana pun.

Komunikasi Vertikal, Horisontal, dan Diagonal

Semua komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi dikategorikan sebagai vertikal, horizontal dan diagonal. 

Komunikasi vertikal adalah aliran informasi antara manajer dan karyawan tingkat bawah untuk membantu mereka melakukan kontrol atas perusahaan dan meningkatkan koordinasi. Hal ini memungkinkan manajemen untuk memutuskan informasi apa yang mengalir di seluruh organisasi.

Komunikasi horizontal, di sisi lain, adalah ketika arus informasi antara karyawan pada tingkat yang sama dalam organisasi. Jenis komunikasi ini membantu berbagi informasi dan ide di antara rekan kerja. Ini juga membantu memastikan koordinasi antar departemen dan meningkatkan rasa saling pengertian.

Sementara kedua bentuk komunikasi ini searah, komunikasi diagonal adalah komunikasi multi-arah yang melibatkan penggunaan beberapa metode termasuk horizontal, ke atas dan ke bawah. Ini lebih sehat bagi perusahaan karena memungkinkan karyawan untuk memberikan keahlian dan pengetahuan yang lengkap dibandingkan dengan komunikasi satu arah yang membatasi potensi.

Komunikasi dalam suatu organisasi dapat mengambil salah satu dari empat rute – ke bawah, ke atas, lateral dan diagonal. Arah yang tepat di mana arus informasi bergantung pada sifat, ukuran dan struktur organisasi.

Dalam organisasi tradisional atau mapan, sebagian besar informasi mengalir dalam arah vertikal, baik ke atas maupun ke bawah. Namun, untuk start-up, informasi seringkali mengalir secara diagonal atau horizontal.

Komunikasi ke Bawah (Downward Communication)

Ini adalah saat manajer dan supervisor berbagi informasi dengan bawahan mereka di perusahaan. Komunikasi ke bawah tidak melibatkan respon kecuali dimasukkan sebagai bagian dari pesan. 

Contoh terbaik dari jenis komunikasi ini adalah pengumuman karyawan baru atau pemberitahuan merger. Beberapa jenis komunikasi ke bawah lainnya termasuk video, podcast, blog, dan pidato.

Jenis komunikasi yang paling populer dalam bentuk ini adalah arahan sehari-hari yang diberikan kepada karyawan oleh manajer mereka. Mereka bisa verbal atau bahkan dalam bentuk buku pegangan dan manual. 

Jenis komunikasi ini umumnya menyampaikan informasi yang memperbarui orang tentang perubahan penting, tujuan dan strategi, mengkoordinasikan kegiatan, meningkatkan hubungan konsumen atau memberikan umpan balik.

Komunikasi ke atas (Upward Communucation)

Ketika informasi berpindah dari karyawan tingkat bawah ke atasan mereka, itu disebut komunikasi ke atas. Contoh rute ini adalah supervisor melapor ke kepala departemen. 

Beberapa jenis informasi yang paling umum dibagikan melalui mode ini termasuk keluhan, perkiraan anggaran, saran, laporan kemajuan, proposal proyek, dan banyak lagi. Komunikasi ke bawah, terkadang, membutuhkan respons ke atas, seperti seorang manajer yang meminta rekomendasi pengganti.

Saat ini, para manajer bertujuan untuk mendorong komunikasi ke atas secara sukarela dalam organisasi tanpa harus bertanya. Untuk memungkinkan hal ini, beberapa perusahaan bahkan mengadakan kontes dan memberikan hadiah untuk ide dan saran kreatif. 

Contoh lain adalah pemasangan hotline untuk memungkinkan anggota perusahaan melaporkan aktivitas ilegal, tidak etis, atau berbahaya secara anonim.

Komunikasi Lateral dan Diagonal

Komunikasi lateral sering disebut sebagai backbone dari organisasi mana pun. Ini juga dikenal sebagai komunikasi horizontal dan umumnya terjadi antara departemen pada tingkat yang sama dalam organisasi. 

Penting untuk berbagi informasi, ide dan pemikiran antar rekan kerja bahkan memfasilitasi koordinasi antar departemen. Meskipun bentuk komunikasi ini biasanya cocok untuk perusahaan besar, namun dapat dengan mudah diterapkan oleh organisasi skala kecil dan menengah.

Komunikasi diagonal, di sisi lain, mengacu pada pertukaran informasi antara tingkat yang berbeda dalam suatu organisasi. Itu terjadi di antara karyawan tanpa pertimbangan hierarki atau rantai pelaporan. 

Biasanya komunikasi diagonal terjadi sebagai percakapan informal yang bertujuan untuk meningkatkan koordinasi antar departemen dan meningkatkan moral karyawan.

Sementara komunikasi lateral bertujuan untuk mengkoordinasikan kegiatan antar departemen, komunikasi diagonal bermaksud untuk menyampaikan instruksi dari atasan kepada bawahan. 

Komunikasi lateral memfasilitasi klarifikasi, saling pengertian, hubungan dan koordinasi antar departemen sementara komunikasi diagonal mendorong hubungan antara berbagai tingkat karyawan, mengurangi beban kerja dan memotivasi para pekerja.

Ada risiko seperti persaingan dan permusuhan dengan komunikasi horizontal, komunikasi diagonal dapat merusak karier dan menciptakan masalah kepercayaan jika karyawan gagal memberi tahu atasannya tentang masalah yang timbul. Hal ini juga dapat menimbulkan persaingan yang tidak sehat dan pemborosan waktu dalam organisasi.

Keuntungan dan Kerugian Komunikasi Horizontal

Dua bentuk utama komunikasi dalam organisasi apa pun adalah horizontal dan vertikal. Sementara komunikasi horizontal mengacu pada pertukaran informasi antara karyawan, departemen dan tim dalam tingkat yang sama pada struktur organisasi, komunikasi vertikal adalah transmisi informasi antara berbagai tingkatan.

Tujuan

Perbedaan utama antara kedua jenis komunikasi terletak pada tujuan yang ditetapkan. Ketika sebuah organisasi beroperasi dengan komunikasi horizontal, itu bertujuan untuk mencapai koordinasi kegiatan departemen yang berbeda. 

Ketika digunakan secara efektif di tempat kerja, jenis komunikasi ini dapat meningkatkan produktivitas dengan memperlancar pemecahan masalah, resolusi konflik, kolaborasi, dan berbagi informasi.

Di sisi lain, tujuan sistem komunikasi vertikal adalah untuk melakukan kontrol atas arus informasi dan pengambilan keputusan. Ketika bentuk komunikasi ini terjadi ke arah bawah, sering kali mencakup keputusan, perintah, dan instruksi sementara aliran ke atas terdiri dari pendapat, umpan balik, dan saran dari karyawan.

Arus dan Media Informasi

Aliran informasi dalam komunikasi horizontal adalah antara orang-orang yang sederajat dalam perusahaan sedangkan komunikasi vertikal memiliki informasi yang mengalir dari atasan ke level yang lebih rendah dan sebaliknya. 

Selain itu, bentuk vertikal umumnya lebih formal di alam dibandingkan dengan horizontal. Perbedaan lainnya terletak pada media yang digunakan untuk berkomunikasi. Sementara komunikasi horizontal sering dilakukan secara lisan, jenis aliran informasi vertikal kebanyakan terjadi dalam bentuk media tertulis seperti kebijakan, buku pegangan, manual dan banyak lagi.

Distorsi

Ketika informasi disampaikan melalui komunikasi horizontal, umumnya bebas dari distorsi apapun. Namun, informasi yang disampaikan melalui komunikasi vertikal dapat dipengaruhi oleh distorsi, khususnya jika disampaikan secara lisan. Ada kemungkinan bahwa informasi tersebut diubah oleh kepribadian, bahasa tubuh, dan nuansa pembicara.

Panjang dan Alam

Karena komunikasi horizontal hanya melibatkan pengirim dan penerima informasi, saluran komunikasi lebih pendek. 

Komunikasi vertikal, sebaliknya, umumnya melewati saluran yang lebih panjang seperti dari direktur ke manajer dan kemudian ke bawahan. Selain itu, bentuk horizontal terkadang memerlukan tanggapan sementara komunikasi vertikal seringkali satu arah dan atasan mungkin tidak mengharapkan tanggapan.

Kerugian

Ketika informasi disampaikan melalui metode komunikasi horizontal, ada bahaya persaingan atau permusuhan di antara orang-orang. Ada kemungkinan bahwa informasi tersebut sengaja disembunyikan oleh beberapa manajer yang berpikir bahwa mereka tidak boleh membagikannya kepada orang lain. 

Dalam kasus komunikasi vertikal, sulit untuk menyembunyikan informasi dengan cara ini karena pergerakannya lambat dan mencapai tingkat yang lebih rendah setelah beberapa hari.

Maksud

Pesan yang dibagikan melalui komunikasi horizontal dimaksudkan untuk mengoordinasikan tugas, memecahkan masalah, menyelesaikan konflik, dan mendorong kolaborasi. 

Di sisi lain, saluran komunikasi vertikal bertujuan untuk menggunakan informasi untuk mengatasi keluhan, menjelaskan visi, misi atau strategi, mengundang saran dan memperkenalkan peraturan baru.

Contoh Komunikasi Horisontal

Contoh terbaik untuk memahami komunikasi horizontal adalah para manajer membahas tentang koordinasi departemen yang berbeda. Komunikasi vertikal dapat dijelaskan dengan baik ketika direktur meminta manajer mereka untuk menerapkan langkah-langkah spesifik.

Mari kita lihat beberapa keuntungan utama dari komunikasi horizontal.

Hubungan informal

Karena ini adalah sistem komunikasi dengan tingkat status yang sama, mereka dapat dengan mudah bertukar ide, pikiran, dan pengetahuan. Ini menimbulkan hubungan yang ramah dan informal.

Koordinasi

Untuk mencapai tujuan organisasi, penting bagi departemen untuk memelihara koordinasi yang merupakan bagian dari komunikasi horizontal.

Tidak ada kesalahpahaman

Komunikasi horizontal memiliki kemungkinan kesalahpahaman yang minimal di antara karyawan. Ini membantu manajemen meningkatkan hubungan timbal balik dan kerja sama.

Dinamisme

Dengan jenis komunikasi ini, ada peningkatan dinamisme di antara karyawan.

Kepuasan

Keuntungan besar dari komunikasi horizontal adalah peningkatan kepuasan kerja dalam organisasi. Dengan suasana yang menyenangkan dan peningkatan moral, itu mengubah cara karyawan merasa tentang pekerjaan mereka.

Pencegahan distorsi pesan

Ketika komunikasi horizontal terjadi di antara karyawan dengan tingkat yang sama, informasi diteruskan secara langsung di antara karyawan. Dengan cara ini, ini mencegah pesan terdistorsi atau disalahartikan.

Pemecahan masalah cepat

Jenis komunikasi ini memungkinkan transmisi pesan yang cepat dan membantu memecahkan masalah apa pun dalam organisasi.

Meskipun ada beberapa keuntungan dari komunikasi horizontal, ia juga memiliki beberapa kelemahan.

Buang-buang waktu

Jenis komunikasi ini melibatkan terlalu banyak penyortiran sehingga membuang waktu karyawan tingkat yang lebih tinggi.

Informasi yang berlebihan

Karena informasi kurang diproses dalam komunikasi ini, diperlukan penyortiran data yang terlalu banyak, yang menyebabkan kelebihan beban.

Spesialisasi berlebihan

Ketika organisasi tidak memiliki keseragaman dalam departemen, masalah spesialisasi umumnya terjadi. Spesialisasi yang berlebihan dapat dihasilkan dari komunikasi horizontal ketika prosedur yang berbeda digunakan oleh departemen yang berbeda.

Konflik

Ketika berbagai tingkat organisasi tidak bekerja sama dengan baik, ada kemungkinan konflik. Persaingan dan permusuhan kadang-kadang dapat meningkat hingga orang-orang mulai menyembunyikan informasi dengan sengaja dari pihak lain.

Kurang koordinasi

Karena anggota tingkat yang sama bertukar informasi, ada kekurangan komunikasi dan kerjasama dengan tingkat lain dalam hierarki.

Motivasi rendah

Terkadang, para anggota tidak cukup termotivasi untuk melakukan upaya ekstra untuk kebutuhan komunikasi horizontal. Ini bisa membuatnya gagal.

Produktivitas berkurang

Anggota organisasi mungkin tidak mau melakukan upaya tambahan, membuang-buang waktu manajer yang berharga dan menurunkan produktivitas secara keseluruhan.

Tips Komunikasi Horisontal

Komunikasi horizontal sering terjadi antara kepala departemen dalam organisasi yang bertanggung jawab atas pengambilan keputusan. Kepala terus berinteraksi satu sama lain untuk memastikan kelancaran fungsi seluruh perusahaan.

Untuk memahami bentuk komunikasi ini, pertimbangkan sebuah organisasi di mana kepala departemen penjualan selalu memastikan tersedianya stok yang cukup bagi tim penjualan untuk menerima pesanan pelanggan. 

Ini berarti dia harus terus berkomunikasi dengan manajer toko untuk memastikan hal ini. Manajer toko, pada gilirannya, tetap berhubungan konstan dengan kepala keuangan untuk memastikan bahwa semua pesanan dibayar tepat waktu.

Selanjutnya, kepala departemen keuangan menindaklanjuti dengan kepala penagihan untuk memastikan tersedia cukup modal untuk kebutuhan departemen pembelian. Jenis komunikasi yang terjadi antara karyawan di tingkat yang sama dalam organisasi dikenal sebagai komunikasi horizontal.

Kesimpulan

Setiap pengaturan bisnis modern membutuhkan struktur organisasi untuk mengembangkan dan menerapkan komunikasi yang efektif. 

Aliran informasi yang diatur antara berbagai posisi struktural dalam organisasi membantu perusahaan mengatasi tantangan seperti perbedaan bahasa, hubungan yang tidak sehat, dan proses bisnis yang tidak efisien. Proses komunikasi berbeda antara satu organisasi dengan organisasi lainnya. 

Namun, mode komunikasi vertikal, horizontal dan diagonal merupakan bagian integral dari setiap pendirian untuk kelancaran operasi dan produktivitas perusahaan secara keseluruhan.

Demikian pengertian Komunikasi Organisasi: Vertikal, Horizontal, Diagonal. (Sumber)