Cara Meningkatkan Keterampilan Komunikasi

Setelah membaca panduan ini, Anda akan memahami bagaimana meningkatkan keterampilan komunikasi (communication skills), dan membantu orang lain melakukan hal yang sama.

5 Cara Meningkatkan Keterampilan Komunikasi

Komunikasi adalah keterampilan, dan seperti semua keterampilan, komunikasi Anda bisa menjadi lebih baik melalui latihan.

Kita sering mendengar ungkapan “pratice makes perfect” ‘kan? Demikian halnya keterampilan komunikasi yang meliputi keterampilan berbicara (speaking skill), menulis (writing skill), mendengarkan (listening skill), membaca (reading skill).

Berbicara dan menulis untuk menyampaikan pesan. Mendengarkan dan membaca untuk menerima pesan. Penyampaian dan penerimaan pesan harus dilakukan dengan tepat dan ini memerlukan keterampilan komunikasi.

Terampil berkomunikasi adalah kunci sukses dalam pergaulan dan bisnis atau tempat kerja. Anda akan dapat menerapkan teknik ini secara efektif di tempat kerja Anda.

Keterampilan komnikasi akan meningkatkan hubungan interpersonal, memungkinkan pemecahan masalah yang lebih baik, dan pada akhirnya menghasilkan hasil bisnis yang lebih baik.

Mungkin Anda berpikir selama sudah melakukan pekerjaan Anda dengan baik dan menjadi komunikator yang baik tidak terlalu penting. Namun, faktanya tidak demikian.

Komunikasi Kunci Sukses

Terampil berkomunikasi adalah kunci sukses dalam kehidupan dan karier!

Setiap aspek pekerjaan bergantung pada komunikasi, dan seberapa baik Anda dapat berkomunikasi secara langsung berkorelasi dengan seberapa baik Anda dapat melakukan pekerjaan Anda.

Jika Anda berada dalam peran yang menghadapi klien, komunikasi Anda dengan mereka akan membuat atau menghancurkan hubungan.

Pikirkan berbagai aspek pekerjaan yang membutuhkan komunikasi yang baik:

Mempromosikan perusahaan Anda kepada klien,
Membangun hubungan pribadi yang saling percaya dengan mereka,
Memahami apa yang mereka inginkan dan mengomunikasikannya dengan jelas kepada tim terkait,
Menerima umpan balik,
Berkomunikasi tentang pembaruan atau penundaan,
dan masih banyak lagi.

Jika Anda tidak dapat melakukan ini, maka klien akan kehilangan kepercayaan dan dapat mencari perusahaan lain yang lebih baik dalam komunikasi.

Jika Anda berada dalam peran manajemen atau ingin berada di masa depan, komunikasi adalah kuncinya. (Baca juga: Komunikasi Organisasi).

Menurut penelitian LinkedIn, keterampilan komunikasi adalah soft skill nomor satu yang paling diinginkan oleh pemberi kerja.

Memimpin adalah tentang mampu menyampaikan pesan Anda dengan baik, menjelaskan konsep, memberikan umpan balik yang membangun, membimbing tim Anda, dan memecahkan masalah. Seberapa baik Anda dapat berkomunikasi akan sangat penting untuk semua tindakan itu.

Bahkan, dalam peran di mana Anda sebagian besar berurusan dengan tim Anda sendiri, keterampilan komunikasi akan membantu Anda mencapai kesuksesan dalam peran Anda.

Komunikasi yang baik akan menghasilkan kemampuan untuk menjelaskan masalah, membangun solusi, membentuk hubungan positif dengan departemen Anda, dan berkolaborasi secara efektif dalam alur kerja.

Cara Meningkatkan Keterampilan Komunikasi

Berikut ini cara untuk meningkatkan keterampilan komunikasi Anda. Langkah pertama adalah menjadi pendengar yang baik.

1. Pentingnya mendengarkan

Mendengarkan (listening) adalah menerima pesan dalam proses komunikasi. Menjadi pendengar yang baik akan menghindari salah paham atau miskomunikasi.

Kita tidak dapat menyentuh pentingnya komunikasi tanpa menyoroti bahwa aspek besar dari komunikasi adalah apa yang Anda lakukan ketika Anda tidak berbicara.

Menjadi pendengar yang baik adalah bagian terpenting dari komunikasi.

Kita tidak hanya berbicara tentang mendengar kata-kata yang diucapkan seseorang; alih-alih Anda juga harus mendengarkan komunikasi non-verbal mereka.

Apakah orang tersebut menghindari kontak mata?
Apakah postur mereka terbuka atau tertutup?
Apakah mereka gelisah dengan tangan mereka?

Semua tindakan ini menyampaikan banyak informasi.

Cara menjadi pendengar yang baik:

Saat Anda mendengarkan, berikan perhatian penuh Anda kepada pembicara.
Atur ponsel Anda menghadap ke bawah.
Berpaling dari layar komputer Anda.
Lihatlah sinyal non-verbal mereka, dan dengarkan kata-kata mereka.
Gunakan pertanyaan klarifikasi untuk menindaklanjuti poin-poin penting dan kemudian simpulkan pemahaman Anda kepada mereka, sehingga mereka dapat menjernihkan miskomunikasi dengan segera.

Dengan mengikuti saran di atas, Anda menunjukkan keterlibatan Anda dalam percakapan, mengonfirmasikan kepada orang yang telah Anda dengar, dan pahami, sepenuhnya.

2. Meningkatkan komunikasi non-verbal

Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang tidak menggunakan kata-kata, tapi menggunakan bahasa tubuh berupa postur (sikap badan) dan gestur (gerakan anggota tubuh). Komunikasi nonverbal selalu menyertai komunikasi verbal –komunikasi dengan kata-kata, khususnya komunikasi lisan.

Untuk mulai meningkatkan komunikasi non-verbal Anda, pertama-tama Anda harus mulai dengan memperhatikannya.

Saat Anda menjalani hari Anda, amati bagaimana Anda menggunakan berbagai jenis komunikasi non-verbal yang disebutkan dalam artikel sebelumnya tentang jenis-jenis komunikasi.

Perhatikan diri Anda:

Apakah Anda melakukan kontak mata secara konsisten?
Bagaimana Anda memposisikan diri Anda saat berbicara dengan orang lain?
Apakah itu berubah berdasarkan dengan siapa Anda berbicara?
Bagaimana reaksi orang terhadap Anda?

Amati yang lain:

Apakah ada orang-orang tertentu yang membuat Anda merasa didengarkan?
Apa yang mereka lakukan yang membuatmu merasa seperti itu?
Apakah ada seseorang yang tidak enak diajak berkomunikasi?
Mengapa?
Tindakan apa yang mereka lakukan yang membuat Anda tidak senang berbicara dengan mereka?

Pikirkan tentang hal positif dan negatif yang Anda amati.

Jika ada seseorang yang menurut Anda adalah orang yang sangat baik – atau jahat – untuk diajak bicara, tunjukkan dengan tepat mengapa mereka membuat Anda merasa seperti itu.

Perhatikan sinyal non-verbal yang mereka berikan. Anda dapat meniru hal-hal positif, dan waspada terhadap hal-hal negatif.

Bagaimana menjadi lebih baik dalam komunikasi non-verbal?

1. Jangan gelisah!

Ini adalah aturan nomor satu. Diam, dan tenang. Ini mengomunikasikan bahwa Anda memegang kendali, percaya diri, dan kekuatan yang harus diperhitungkan.

2. Gunakan kontak mata dengan cerdas.

Fokus pada orang-orang ketika Anda ingin membawa pulang suatu poin. Tatap mata orang-orang baik saat Anda mendengarkan mereka maupun saat Anda berbicara.

3. Percaya diri dalam penggunaan ruang.

Jangan mengecilkan diri Anda, alih-alih bersantai di ruang Anda. Sangat penting bahwa Anda melakukan ini dengan cerdas! Jangan menghalangi orang lain untuk duduk dengan nyaman.

4. Berusaha untuk tidak reaktif selama situasi stres.

Jaga tingkat emosi Anda dan tanggapi dengan tenang.

Menjadi lebih sadar akan komunikasi non-verbal, dan kekuatan yang dimilikinya akan membantu Anda menjadi lebih baik dalam menggunakannya secara proaktif dan positif.

Jika Anda mengamati bahwa Anda cenderung menghindari kontak mata selama negosiasi yang menegangkan, maka Anda dapat memastikan untuk menekankan pada membuat kontak mata yang konsisten saat berbicara di pertemuan berikutnya.

3. Meningkatkan komunikasi verbal

Komunikasi verbal adalah komunikasi dengan menggunakan kata-kata, lisan ataupun tulisan. Untuk meningkatkan komunikasi verbal, Anda harus menjadi lebih baik dalam apa yang Anda katakan dan bagaimana cara mengatakannya.

Tidak masalah seberapa jelas pesan Anda jika Anda menggurui atau kasar saat mengatakannya.

Seperti disarankan dalam komunikasi non-verbal, mulailah dengan mengamati diri sendiri dan orang lain dalam percakapan!

Perhatikan diri Anda:

Bagaimana reaksi orang terhadap Anda?
Apakah ada saat-saat ketika mereka bereaksi lebih negatif daripada yang lain, dan dapatkah Anda menunjukkan alasannya?
Apakah ada rekan kerja yang sangat Anda sukai untuk mengobrol? Mengapa?
Amati bagaimana komunikasi terjadi di lingkungan kerja Anda, dan perhatikan aspek positif dan negatifnya.

Selanjutnya, mulailah memikirkan isi komunikasi verbal Anda.

Kita semua mengenal seseorang yang membutuhkan waktu lama untuk sampai ke inti cerita, dan betapa frustasinya hal itu, atau seseorang yang tidak pernah langsung ke intinya sama sekali.

Sebelum Anda berbicara, ketahuilah apa yang ingin Anda komunikasikan.

Mulailah dengan tujuan yang Anda nyatakan (‘Saya pikir kami perlu meningkatkan pengeluaran iklan 10%’)
Pindah ke alasan Anda (‘Musim liburan mendatang adalah waktu utama untuk menargetkan pelanggan kami secara lebih efektif’)
Tinjau kemungkinan hasil (‘Kami dapat meningkatkan penjualan antara 20 dan 30%’).

Meskipun saran ini paling cocok untuk presentasi yang lebih formal, ini juga efektif dalam suasana informal.

Mengetahui apa yang ingin Anda katakan dan memiliki fakta untuk mendukungnya akan membuat Anda tampak lebih profesional, berpengetahuan luas, dan tegas.

Gunakan pitch (tinggi-rendah suara) untuk membantu memikat audiens Anda!

Nada yang lebih rendah cenderung mengomunikasikan gravitas dan pengalaman. Ambil napas lebih lama dan lebih dalam dan berbicara dari diafragma Anda untuk menurunkan suara Anda.

Strategis menggunakan keheningan untuk menangkap, dan menjaga perhatian. Jeda dan tarik perhatian pemirsa sebelum menjatuhkan nada Anda, pengungkapan besar Anda, atau kalimat tesis Anda.

Gunakan berbagai irama, kecepatan dan gaya. Anda tidak ingin berbicara monoton, Anda akan membuat audiens Anda bosan dan mereka tidak akan terlibat dalam isi komunikasi Anda.

4. Meningkatkan komunikasi tertulis

Komunikasi tertulis atau komunikasi tulisan (written communication) adalah komunikasi dengan menggunakan tulisan.

Dalam komunikasi tertulis, langkah pertama untuk meningkatkan adalah memastikan bahwa ejaan dan tata bahasa Anda sempurna.

Ada banyak alat online yang dapat membantu Anda dalam hal ini. Anda cukup menempelkan tulisan Anda ke dalam aplikasi dan kemudian Anda mendapatkan umpan balik yang berharga tentang ejaan, tata bahasa, dan bahkan konten.

Lihat juga: Daftar Kata Baku dan Tidak Baku.

Sekarang, ini bukan solusi sempurna, AI cerdas tetapi dapat membuat kesalahan, tetapi bekerja dengan sangat baik untuk pemeriksaan cepat, terutama jika Anda bukan penulis terkuat di dunia.

Luangkan waktu untuk membaca kembali semua yang Anda tulis:

Apakah nada Anda sesuai dengan pengaturan?
Apakah ada kesalahan, item yang tidak terhubung dengan benar, atau poin yang hilang?
Sudahkah Anda membahas topik ini dengan cukup mendalam?

Kita sering melebih-lebihkan seberapa banyak orang lain tahu tentang mata pelajaran spesialis, mungkin perlu untuk menulis lebih detail. Pada saat yang sama, jangan menulis novel!

Memformat adalah kuncinya

Format semuanya, mulai dari pesan WA hingga presentasi lengkap, untuk memastikan Anda membuat teks yang dapat dibaca.

Gunakan poin-poin dan paragraf untuk memecah pesan Anda.
Sorot poin Anda dalam huruf tebal jika Anda memiliki banyak teks.
Garis bawahi apa pun yang menurut Anda penting.

Kiat lainnya untuk meningkatkan komunikasi tertulis Anda:

1. Nyatakan asumsi Anda.

Ini akan membantu menghindari miskomunikasi. Mulailah dengan mengatakan ‘Saya berasumsi Anda telah mendengar tentang perubahan kebijakan baru, efektif 1 Juni. Karena itu, kami akan menyesuaikan x, y, dan z.’

2. Sering membaca.

Dari pesan hingga novel, sering-seringlah membaca dan ketika Anda melakukannya, pikirkan tentang apa yang Anda suka (atau tidak suka) tentang apa yang Anda baca. Tirulah apa yang Anda sukai, dan berusahalah untuk menghindari apa yang tidak Anda sukai.

3. Framing.

Gunakan pembingkaian untuk menyampaikan maksud Anda. Pikirkan dari sudut pandang penerima, dan apa untungnya bagi mereka, lalu bingkai pesan untuk menyorotinya.

4. Cek tulisan.

Baca tulisan Anda keras-keras untuk memeriksa kesalahan. Gunakan waktu ini untuk meninjau tata bahasa, nada, pemeriksaan fakta dan untuk memastikan bahwa Anda telah membahas semua yang Anda inginkan dalam komunikasi.

Jika memungkinkan, gunakan contoh yang jelas dan hindari menggunakan terlalu banyak jargon.

5. Meningkatkan komunikasi visual

Komunikasi visual adalah penyampaian pesan dengan penggunaan media penggambaran yang hanya terbaca oleh indra penglihatan.

Aspek penting dalam menggunakan komunikasi visual adalah menggunakannya hanya jika diperlukan.

Presentasi yang diisi dengan alat bantu visual yang tidak menambah konten berantakan, tidak profesional dan akan mengalihkan perhatian dari keseluruhan pesan.

Anda ingin bijaksana tentang apa yang Anda sertakan, dan mengapa Anda memasukkannya. Pastikan Anda menggunakan bagan yang tepat untuk menampilkan data dengan cara yang paling jelas, atau hanya menyertakan sketsa yang akan menambah pemahaman audiens tentang ide untuk logo baru.

Tidak semua dari kita adalah desainer grafis, tetapi ada alat yang tersedia untuk membantu kita membuat visual yang terlihat profesional.

Manfaatkan itu! Anda tidak ingin presentasi Anda terlihat seperti dibuat pada tahun 1995.

Default untuk membersihkan, template profesional, daripada mencari sesuatu yang ‘menarik.’ Pesan Anda harus berupa bintang, bukan font, warna, atau gambar latar belakang.

Kiat untuk meningkatkan komunikasi visual:

1. Kurang itu lebih!

Kurangi desain Anda dan tahan keinginan untuk memasukkan setiap fakta, gambar, font, dan warna ke dalam presentasi.

2. Memanfaatkan tipografi.

Jika ragu, mintalah pedoman merek untuk perusahaan Anda dan ikuti itu. Mereka akan membantu Anda membuat presentasi yang kohesif sesuai dengan tampilan yang disukai perusahaan Anda.

3. Perhatikan keseimbangan dan harmoni.

Anda dapat mencapai ini dengan menggunakan elemen yang serupa, bukannya berbeda, dalam komunikasi Anda. Gaya clip art yang sama, keluarga font yang sama, atau warna pastel yang sama.

4. Mulailah dengan tujuan akhir.

Ketahui apa yang ingin Anda komunikasikan dan mulailah dari sana.